Lexikon zur Existenzgründung und Selbstständigkeit

Die meisten Selbständigen befinden sich regelmäßig in der schönen Situation, Rechnungen schreiben zu dürfen. Wer nur zwei oder drei große Kunden hat, wird kein Problem damit haben, hier den Überblick zu behalten. Je mehr Einzelkunden jedoch im Laufe der Zeit hinzukommen, desto größer wird der Aufwand für die Verwaltung der Rechnungen.

Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem eine notdürftig mit Word oder Excel erstellte Rechnung nicht mehr ausreicht. Ist es Ihnen auch schon einmal passiert, dass Sie unbezahlte Rechnungen übersehen haben, weil Sie Ihre offenen Posten nicht regelmäßig überprüfen und kein anständiges Mahnwesen etabliert haben? Kommt es vielleicht auch öfters vor, dass Sie mit leichten Kopfschmerzen an Ihre Büroarbeit denken? Dann ist es auch für Sie Zeit geworden, sich ernsthaft Gedanken über eine professionelle Fakturierungssoftware zu machen.

Was eine Auftragsverwaltung kann (und was sie nicht kann)

Nun, diese Frage ist natürlich leicht beantwortet: Sie kann Rechnungen schreiben. Wie unterschiedlich jedoch der Funktionsumfang der verschiedenen Softwareprodukte sein kann, werden wir später im direkten Vergleich auch noch sehen. Die meisten Softwareprodukte bieten eine Vielzahl weiterer Funktionsbereiche, zum Beispiel:

• Verwaltung von Bestellungen
• Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften
• Stammdatenpflege für Kunden, Lieferanten und Artikel
• Mahnwesen
• Berichtswesen

Eine reine Auftragsverwaltung ist allerdings gewöhnlich nicht in der Lage, eine vollständige Buchführung zu leisten. Manche Produkte verfügen über ein Modul, mit dem eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden kann. Für so manchen Kleinunternehmer kann dies bereits eine Komplettlösung darstellen. Allerdings können damit keine Bilanzen oder Umsatzsteuervoranmeldungen erstellt werden.

Welchen Funktionsumfang Sie benötigen, kann Ihnen niemand beantworten. Dies hängt von mehreren Kriterien ab. Eine Rolle spielt beispielsweise die Frage, wie viele Kunden vorhanden sind oder angestrebt werden. Auch die Komplexität der Rechnungen ist wichtig. Und natürlich auch die Unternehmensform/-größe sollte einbezogen werden.

Die Preise unserer Anbieter im Test

Unsere folgende Tabelle zeigt Ihnen, welche Kosten Sie für die verschiedenen Softwareprodukte einplanen müssen:

Quelle: