Lexikon zur Existenzgründung und Selbstständigkeit

Alte Unterlagen und Verträge nehmen nicht nur viel Platz weg, sondern stauben unschönerweise schnell ein. Der eine oder andere kommt dann auf die Idee, die alten Rechnungen und andere Unterlagen einfach in den Reißwolf zu werfen. Das sollte aber keinesfalls zu früh geschehen, um unnötigen Ärger und Zusatzkosten zu vermeiden.

Was zwingend aufbewahrt werden muss

Zwingend müssen Unternehmer ihreBelege aufbewahren. Dazu zählen sämtliche Belege, die zur Buchführung genutzt wurden, sie müssen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Geregelt wird die Pflicht im § 257 HGB bzw. in der Abgabenordnung. Neben den Kontoauszügen zählen somit auch die Lohnabrechnungen als Buchungsbelege und müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden. Gleiches gilt für Jahresabschlüsse und Bilanzen.

Geschäftsbriefe mit steuerrelevanter Wirkung können bereits nach sechs Jahren vernichtet werden. Privatpersonen, die im Besitz von Immobilien sind und über Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung erzielen, sind ebenfalls verpflichtet, ihren Steuerbescheid für zehn Jahre aufzubewahren.

Das sollte aufbewahrt werden

Arbeitsverträge sind gesetzlich nicht zu den Buchungsbelegen zu zählen. Dennoch empfiehlt es sich, sie für wenigstens zehn Jahre aufzubewahren. Denn erst nach Ablauf dieser Frist sind auch versteckte Schadenersatzanforderungen verjährt. Rechnungen sollten grundsätzlich, auch von Privatpersonen, für zwei Jahre aufbewahrt werden. Das erleichtert die Durchsetzung eines Garantieanspruchs. Bei Handwerkerleistungen, die fest mit Haus oder Büro verbunden sind, sollten Rechnungen fünf Jahre aufbewahrt werden.

Gewerbemietverträge und Betriebskostenabrechnungen sollten wenigstens vier Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Versicherungen gibt es ebenfalls keine gesetzlichen Vorschriften, sie sollten zumindest während der gesamten Laufzeit aufbewahrt werden. Bei der Lebensversicherung muss sogar die Originalpolice vorgelegt werden, um den Betrag ausgezahlt zu bekommen. Nach der Kündigung von Versicherungen sollten die Unterlagen noch drei Jahre aufbewahrt werden, da erst dann die Verjährung eintritt.

Privates aufbewahren

Privatpersonen müssen grundsätzlich kaum Unterlagen aufheben. Sie müssen, sollte es dennoch der Fall sein, schriftlich darauf hingewiesen werden. Kontoauszüge könnten direkt nach dem Ablauf der Widerspruchsfrist vernichtet werden, jedoch empfiehlt es sich aus Beweisgründen, diese noch länger aufzuheben, um Zahlungen nachweisen zu können. Das erneute Ausstellen der Auszüge ist nur mit unnötigen Kosten verbunden. AlteArbeitsverträge sollten zum Nachweis bestehender Rentenansprüche langfristig aufbewahrt werden.

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