Lexikon zur Existenzgründung und Selbstständigkeit

Durch automatische Filteroptionen kann Outlook einen großen Teil der Postbearbeitung selbst vornehmen. Wenn Sie Regeln definieren, kann Outlook automatisch die E-Mails, die ankommen in den entsprechenden Ordner verfrachten. So müssen Sie nicht jede einzelne E-Mail, die ankommt, selbst in die Ordner verschieben und hat schon wieder Zeit und Arbeit gespart. Zusätzlich wird auch der Posteingang des E-Mail Accounts nicht von den vielen Nachrichten überschwemmt.

Regeln direkt aus einer E-Mail heraus erstellen – So geht’s Schritt für Schritt

Eine Regel kann man direkt aus eine eingegangenen Mail erstellen, auf die die Regel zutrifft. Mit der rechten Maustaste klicken Sie hierfür auf die Nachricht klicken und wählen im Kontextmenü die Option „Neue Regel erstellen" aus. In dem Dialogfeld, welches sich dann öffnet, wird bereits eine Vorauswahl an Regeln angeboten, mit deren Hilfe beispielsweise nach Absender, Empfänger oder Betreff gefiltert werden kann. Wenn die Einstellungen zutreffen, einfach die Option „Folgendes auswählen" anklicken. Das Dialogfeld muss mit „OK" geschlossen werden, damit die Regel übernommen wird.

Wenn Sie eine vorhandene Regel noch ändern möchten, wählen Sie die Option „erweiterte Einstellungen“ aus. Auf diese Aktion hin wird dann der Regelassistent von Outlook geöffnet und bietet eine Vielzahl an weiteren Filterungsmöglichkeiten.

Eine neue Regel erstellen – So geht’s Schritt für Schritt

Wenn Sie keine passende Nachricht als Vorlage für die Regel haben, können Sie von einem beliebigen E-Mail Ordner aus den Regel-Assistenten starten. Wählen Sie hierfür im Menü „Extras“ den Regel-Assistenten. In dem Dialogfeld, welches sich daraufhin öffnet, können Sie alle bisher erstellten Regeln einsehen. Sie können nun neue Regeln hinzufügen, bestehende Regeln ändern oder sie kopieren, um darauf eine neue Regel aufzubauen.

Die Regelgestaltung ist hier sehr einfach, da der Assistent Sie selbsterklärend durch das Menü leitet. Sie aktivieren in einzelnen Schritten lediglich Bedingungen oder Aktionen durch das Anklicken der entsprechenden Begriffe und definieren dadurch die Details der Regel.

Fazit

Wir hoffen, das wir Ihnen mit diesen einfachen Tipps und Tricks der letzten Wochen Ihre Arbeit mit Oulook etwas vereinfachen konnten. Wer sie konsequent anwendet, wird sich nie wieder einer schier unendlichen Flut an E-Mails gegenüber sehen.
 

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