Lexikon zur Existenzgründung und Selbstständigkeit

Ein guter Tipp, den es auch schon vor der Zeit des Internets und der E-Mail gab, lautet: Man soll jedes Blatt nur ein einziges Mal in die Hand nehmen. Diesen Leitsatz kann man sich auch als Ziel für die Bearbeitung der E-Mails setzen.

Hat man eine Mail das erste Mal gelesen, kann man meist dann auch schon entscheiden, welche wichtig sind, und welche zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden können. Man sollte seine E-Mails nach folgenden Kriterien sortieren:

Abfall

Unwichtige E-Mails zu löschen ist oft der einfachste Weg, um in seinem E-Mail Fach wieder etwas Ordnung herzustellen. Nur sollte man auch wirklich sicher gehen, dass man die gelöschten E-Mails nicht mehr benötigt, bevor man sie unwiderruflich aus dem Postfach löscht. In den meisten Fällen reicht hierfür aber auch ein kleiner Blick auf die Betreffzeile oder den Absender der Mail.

Wer viel im Internet unterwegs ist, sammelt im Laufe der Zeit viele ungewollte Newsletter an. Diese Newsletter sind auch oft mit Spam-Mails verbunden. Diese Mails sollten eigentlich so gut wie immer direkt in den Papierkorb landen, da sie oft auch Viren und andere Gefährdungen für den heimischen Computer beinhalten.

Handeln

Es ist wichtig, dringende E-Mails und solche Nachrichten, deren Bearbeitung nur wenige Minuten in Anspruch nehmen, sofort zu erledigen. So spart man sich viel Zeit, denn extra für diese Aufgaben einen Erledigungstermin im Aufgabenbereich zu erstellen, kostet viel zu viel Zeit. Zudem wird sich so auch sehr schnell ein großer Berg an Aufgaben auftürmen.

Ablage

Alle E-Mails, für deren Bearbeitung man mehr als fünf Minuten in Anspruch nehmen muss und die nicht sofort bearbeitet werden müssen, legt man in die Ablage. Hierbei ist aber auch wichtig, dass diese E-Mails auch so in die Ablage gelegt werden, dass man Sie dort auch wieder findet, wenn man sie benötigt.

Bei der Verwendung der Ablage hat man folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• Enthält die E-Mail nur Informationen zu einer Aufgabe oder aber auch einen Termin, sollte die Mail einfach in einen Termin umwandelt werden.
• Erfordert die Mail eine spätere Bearbeitung oder eine Rückantwort, wird sie in der Ordnerstruktur abgelegt.
• Ist keine Folgeaktivität erforderlich, aber man möchte die Mail zum späteren Nachlesen behalten, dann sollte diese Mail ebenfalls in der Ordnerstruktur abgelegt werden.
   

Quelle: