Effiziente Arbeit ergibt sich nicht von alleine: So erreichen Sie Kosteneffizienz im unternehmerischen Alltag

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erstellt von Sabine Hutter am 28. März 2011 836 mal gelesen worden.

Effizienz – das ist wohl eines der meist vergötterten und gleichzeitig meist gehassten Schlagworte unserer Zeit geworden. Alles muss effizienter sein, immer schneller und immer kostengünstiger. Auch wenn das zwar bisweilen oft lästig ist, ist es die einzige Möglichkeit für Unternehmen, mit dem Fortschritt Schritt zu halten und bei all dem harten Preiskampf zu überleben. Doch wie realisiert man Effizienz?

Immer weiter an sich arbeiten

Effizienz bedeutet, niemals stehen zu bleiben. Organisationen müssen stets an sich arbeiten und dürfen niemals müde werden, nach neuen Optimierungspotenzialen zu suchen. Diese Einstellung darf jedoch nicht nur auf der Unternehmerebene bleiben. Wenn Sie wirklich etwas bewirken wollen, müssen Sie diesen Gedanken auf allen Ebenen kommunizieren. Nur wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen, lassen sich Optimierungen der Prozesse erreichen.

Prozessmanagement als Chance?

Prozesse sind die Grundstruktur Ihres Unternehmens und sie bergen ein ungeheures Potenzial. Verlorene Zeit durch Kommunikation, Transportwege und vor allem Wartezeiten – all das ist verlorenes Kapital, das es gilt zurückzuholen. Prozessmanagement ist eine gute Möglichkeit, um für Kosteneffizienz zu sorgen. Durch ordentlich abgebildete Prozesse und ein qualifiziertes Kennzahlensystem vermag das Prozessmanagement Verbesserungspotenziale in allen Prozessen aufzeigen.

Konkrete Maßnahmen

Wie sich die Prozesse im Unternehmen konkret verbessern lassen, zeigen einige ausgewählte Beispiele:

Schlampige Arbeiten aufdecken

Viele Arbeitnehmer neigen im Laufe der Zeit immer mehr zu einer schlampigen Arbeitsweise. Das hängt einerseits mit dem Alltagstrott zusammen, dem man irgendwann erliegt, andererseits aber auch mit einer gewissen Betriebsblindheit. Wo geschlampt wird, geht automatisch Geld verloren, egal ob durch Ausschuss- und Fehlteile in der Produktion oder Statistiken, die wegen Flüchtigkeitsfehlern neu erstellt werden müssen. Hier sollte auf eine sorgfältige Arbeitsweise Wert gelegt werden.

Klare Vorgaben mit Freiheiten

Legen Sie in Ihrem Unternehmen Stellenbeschreibungen fest, die die Aufgaben und Kompetenzen jeder Stelle festhalten. Vereinbaren Sie mit den Stelleninhabern konkrete und messbare Ziele. Diese müssen so gesteckt sein, dass eine effiziente Arbeitsweise erforderlich ist, damit sie erreicht werden können.

Kommunikation

Mit den Mitarbeitern sollte stets kommuniziert werden. Dies beginnt damit, dass sie über die Entwicklung des Unternehmens informiert werden. Nur wenn sie über die Entwicklung der Kosten informiert sind, können sie auch für die Senkung der Ausgaben sensibilisiert werden.

In regelmäßigen Gesprächen sollten die Prozessinhaber des Unternehmens dazu befragt werden, wie es um ihre Prozesse steht, wo sie Verbesserungspotenzial sehen oder gar bereits Verbesserungen durchgesetzt haben. Für den Inhaber des Unternehmens ist es wichtig, regelmäßig die einzelnen Abteilungen zu besuchen und mit ihnen über etwaige Probleme zu sprechen.

Effizienz auch bei der Anlernung neuer Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter können natürlich nicht sofort mit ihrer 100%igen Leistung einsteigen. Aufgabe des Arbeitgebers ist es, sie möglichst schnell einzulernen und einzugewöhnen, damit sie dem Unternehmen sinnvoll helfen können. Eine Möglichkeit, um den Einarbeitungsprozess schneller über die Bühne zu bringen, sind Paten für die neuen Mitarbeiter. Sie können sie in die Prozesse einweisen. Viele Arbeitgeber haben inzwischen eine Art Informationsheft kreiert, das den Mitarbeitern einen schnellen Überblick über das Unternehmen gibt.

Nach immer neuen Optimierungsmöglichkeiten suchen

Moderne Technologien und Personalführungsinstrumente ermöglichen es dem Arbeitgeber indirekt Geld zu sparen. Den Mitarbeitern eine Prämie für effizientes Arbeiten zu zahlen, kostet zwar auf den ersten Blick mehr, bringt aber im Endeffekt eine Menge an Ersparnis, wenn dadurch Prozesse insgesamt reibungsloser ablaufen. Typische Zeitfresser im Alltag können oft eliminiert werden. Die lästige und aufwändige Ablage von Papierdokumenten kann durch die Digitalisierung beseitigt werden. Dies spart zwar keine Arbeit bei der Ablage, allerdings beim Abruf der Dokumente.

Quelle:

Pro Firma 06/2010, S. 34 - 35

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Über den Autor

Sabine Hutter
Mein Name ist Sabine Hutter und ich bin als selbständige Autorin und Webtexterin tätig. Als Staatlich geprüfte Betriebswirtin habe ich mich auf die Themen Existenzgründung, Unternehmen und Personalwesen spezialisiert.
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