Gründerlexikon 2.0

Die E-Mail ist heute das wichtigste Kommunikationsinstrument in Unternehmen. Denn sie gilt als schnellster Weg für den Informationsaustausch und gleichzeitig auch als sehr einfach. Dennoch stöhnen nicht nur Gründer, sondern auch professionelle, gestandene Unternehmen über den Arbeitsaufwand mit Mails. Deshalb wollen wir Ihnen die 10 wichtigsten Regeln zum Umgang mit E-Mails in diesem Beitrag vorstellen.

Die Regeln im Überblick

E-Mails sollen Ihnen die Arbeit erleichtern. Nutzen Sie deshalb die folgenden Regeln, um weniger Aufwand und mehr Effektivität in Ihren E-Mail-Verkehr zu bekommen:

1. Nur bei einfachen Sachverhalten werden E-Mails alleine genutzt. Bei komplexeren Aufgaben sollten zusätzliche telefonische Erklärungen gegeben werden.
2. Wählen Sie eine aussagekräftige und themenbezogene Betreffzeile.
3. Schreiben Sie E-Mails immer kurz und bündig. Erläutern Sie, was Sie vom Empfänger erwarten und bis wann diese Erwartungen erfüllt sein sollen.
4. Da viele Menschen ihre E-Mails nach Projekten oder Aufgaben im Posteingang sortieren, sollten Sie für jedes Thema eine eigene E-Mail schreiben. Das erleichtert später das Auffinden der Mails.
5. Verzichten Sie auf einen saloppen Schreibstil. Auch E-Mails sind Geschäftsbriefe und sollten förmlich geschrieben werden. Ausnahmen gelten nur bei sehr persönlichem Kontakt.
6. Vermeiden Sie lange CC-Listen. Das wirkt unprofessionell und überfüllt vielfach auch unnötig die Postfächer.
7. Arbeiten Sie nach dem AHA-System – also Abfall, Handeln oder Ablage. So werden Sie schneller mehr Ordnung in Ihrem Posteingang erhalten und den Überblick bewahren.
8. Nutzen Sie eine effiziente Ordnerstruktur, untergliedert nach Kunden oder Projekten. So finden Sie relevante Mails schneller wieder.
9. Lassen Sie Ihre Mails automatisch vorsortieren, mithilfe von Regeln und Stichworten.
10. Antworten Sie auf E-Mails binnen maximal 24 Stunden, wenn diese während der Geschäftszeit eingehen.

Quelle:

In Anlehnung an: Starting Up, Juni/Juli/Aug 10, S. 70-73