Gründerlexikon 2.0

Das Gesetz sieht vor, dass steuerlich relevante Daten oft über viele Jahre hinweg aufgehoben werden müssen. Da die meisten Daten heute nur noch digital vorliegen, ist eine Datensicherung unverzichtbar. Diese sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen und das selbst bei Klein- und Kleinstunternehmen. Existenzgründer sollten sich noch vor der Betriebsgründung mit dem Thema Datensicherung auseinander setzen. Denn sind erst einmal wichtige Daten aus der Buchführung und Co. verloren gegangen, ist der Schaden oft größer, als der eines vollständig vernichteten PCs.

Die Datensicherung sollte deshalb schon bei der Gründung genau betrachtet werden. Regelmäßige Backups von allen wichtigen Daten sind notwendig. Doch hier wird in verschiedene Möglichkeiten unterschieden.

Nutz- und Systemdaten bei der Datensicherung

Unterschieden wird zunächst in die Nutz- und Systemdaten. Als Nutzdaten werden sämtliche Daten bezeichnet, die immer wieder benötigt werden. Hierzu gehören insbesondere Rechnungen, Tabellenkalkulationen, Word-Dokumente und die Kontaktdaten aus dem verwendeten E-Mail-Programm. Da sich diese Daten regelmäßig verändern bzw. erweitert werden, sollte hier eine möglichst häufige Datensicherung erfolgen. Mindestens einmal wöchentlich ist diese durchzuführen.

In den Bereich der Systemdaten zählen vorrangig zusätzlich aufgespielte Daten, wie der Virenscanner, Office-Anwendungen oder das ELSTER-Programm für die elektronische Steuererklärung. Diese Daten müssen nur dann gesichert werden, wenn der Computer neu aufgesetzt wurde.

Speichermedien für die Datensicherung

Die einfachste Datensicherung ist die, die per Copy & Paste erfolgt. Als Speichermedium kommt eine externe Festplatte in Frage oder eine DVD. Werden mehrere Datensicherungen auf die jeweiligen Speicherträger gespielt, sollten stets neue Unterordner angelegt werden, um so den Überblick zu behalten.

Wer Systemdaten sichern will, muss dagegen ein spezielles Programm verwenden. Mit diesem wird ein Image der Festplatte angelegt. Im Falle eines Crashs kann eine 1:1 angefertigte Kopie der Festplatte aufgespielt werden, diese sorgt für ein neues Aufsetzen des Computers innerhalb weniger Minuten, statt innerhalb vieler Stunden. Allerdings kann die Wiederherstellung mit einem solchen Image nur dann erfolgreich vonstatten gehen, wenn es auf denselben Rechner gespielt wird.

Während viele Unternehmen auf externe Festplatten für die Datensicherung setzen, raten Experten nur bedingt dazu. Es sollten keine steuerrelevanten Daten auf Festplatten gesichert werden, da die Unveränderbarkeit, die gesetzlich gefordert wird, hierbei nicht gegeben ist. DVDs hingegen eignen sich für die gesetzlichen Vorgaben und sind zudem sehr günstig. Sie können allerdings keine übermäßig großen Datenmengen speichern, sind jedoch für kleine Unternehmen meist ausreichend.
 

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