Gründerlexikon 2.0

Mittlerweile sind viele Unterlagen und Präsentationen digital auf einem Computer gespeichert. Das bedeutet, um auf seine Daten zugreifen zu können muss immer der Computer bzw. USB-Stick da sein, worauf die Unterlagen gespeichert sind.

Aber was ist, wenn Produkte vorgestellt werden sollen, die zur visuellen Unterstützung mit einzelnen Bildern des Angebotes ausgestattet sind? Früher waren Unternehmensdaten häufig auf einem USB-Stick gespeichert und konnten im Falle einer Präsentation schnell geöffnet werden. Der Stick ist preiswert, handlich und vorteilhaft, wenn kleine Daten gezeigt werden sollen. Nachteile eines Sticks sind, dass sie nur eine begrenzte Menge Speicherplatz bieten und unhandlich bei der Verbreitung von Informationen sind. Möchte ein Kunde gerne eine Produktübersicht des Unternehmens, so muss bei einem USB-Stick die Datei erst in eine E-Mail oder einen anderen Stick kopiert werden.

Eine neue Variante der Datenverwaltung bietet die Dropbox. Die Dropbox ist eine online Sammelkiste, die es ermöglicht, von überall auf die eigenen Daten zuzugreifen. Dabei kann der Benutzer seine Daten synchronisieren und für andere Mitglieder freigeben. Diese Variante bietet sich bei der Darstellung des Produktportfolios mit Bildern sehr gut an. Der Kunde mit dem Zugriff kann aktuelle große Daten über die Dropbox abfragen. Eine andere Möglichkeit ist, einzelne Dokumente per Link zu teilen. Dazu generiert die Dropbox einen Link der den direkten Zugriff auf ein bestimmtes Dokument oder eine Ordnerübersicht erlaubt.

Wer braucht die Dropbox?

Die Dropbox macht nicht in jedem Berufsfeld Sinn, da nicht jeder Arbeitgeber ständig Dokumente erstellen und teilen muss. Die Branche der Handwerker kann daher weiterhin auf die Dropbox verzichten, denn wenn diese Daten zeigen wollen, reicht hier ein USB-Stick. Allerdings bietet sich die Dropbox sehr gut für Berufsfelder rund um das Internet. Diese brauchen ihre gesamten Daten zentral an einem Ort um überall auf der Welt darauf zugreifen zu können.

Das Gründerlexikon hat sich die Vor- und Nachteile beider Speichermedien angeschaut und entschieden, was sich am Besten für das jeweilige Berufsfeld eignet.

Eine Empfehlung vom Gründerlexikon

Beruf	Dropbox	USB-Stick
Handwerker
Dienstleister
Händler (Offline)
Webworker
Onlineshopbetreiber
Ebayer
Blogger
Freiberufler
Öffentlich/Rechtlicher Bereich
	weitere Infos	Schneller USB Sticks für Unternehmer

Bei dem USB-Stick ist darauf zu achten, dass dieser eine Mindestgröße von 2 GB hat. Kleinere Geräte machen unter einem beruflichen Aspekt keinen Sinn, da Unterlagen mit Bildern viel Speicherplatz benötigen und der Stick schnell voll ist.

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei dem Kauf eines USB-Sticks ist die Geschwindigkeit. Unterschieden wird bei einem Stick in Zugriffsrate und Übertragungsrate. Die Übertragungsrate sollte ca. 18 MB/s und die Zugriffsrate beim Lesen der Dateien eine Sekunde beinhalten. Diese Daten verhindern eine lange Wartezeit, bis auf die Daten zugegriffen werden kann.

Sicherheit der Dropbox

Die Dropbox bietet einen erheblichen Datenschutz, der eine Sicherheit garantiert. Sehr positiv ist aufgefallen, dass die Dropbox mit einem System von Amazon arbeiten. 

• Zur Datenspeicherung wird Amazon S3 verwendet, ein eigenes Programm von Amazon.de
• Die gespeicherten Daten sind verschlüsselt (AES-256-Standard)
• Sichere Datenübertragung durch SSL (Secure Sockets Layer)-Verschlüsselung
• Back-ups (Sicherheitskopien)

Die Unternehmensdaten sind bei der Dropbox sicher, allerdings sollte immer daran gedacht werden, dass jedes System geknackt werden kann. Deshalb ist es empfehlenswert persönliche und geheime Dateien (Passwörter) nicht in der Dropbox zu lagern.

Die Preise

Die Basisvariante für die Dropbox ist kostenlos. Allerdings stehen dem Benutzer nur 2 GB Speicherplatz zur Verfügung. Die Dropbox kann jederzeit in eine höhere Version aktualisiert werden, je nachdem wie viel Speicherplatz benötigt wird.

Dabei bietet die Dropbox in der "Basic"-Variante folgende Vorteile:

• Läuft auf allen großen Systemen
• Zugriff ist nicht ortsabhängig
• Freischalten an "fremde" Personen möglich
• Große Dateien sind kein Problem

Die Vorteile der Lizenz "Teams" ist, dass hier der Speicherplatz vom Team gemeinsam verwendet wird. Weiterhin gibt es ein administratives Konto, das die Zugangsberechtigungen für das Team regelt. Zudem bietet die Dropbox einen "Rewind" Service an. Hierbei werden beim Speichern von Dokumenten Sicherheitskopien erstellt. In einer Übersichtstabelle sind dann ältere Versionen der Datei sicht- und nutzbar.

Fazit

Für den Anfang ist eine Basic-Version völlig ausreichend, da dieser für kleinere Firmen einen Mehrwert birgt. Allerdings beinhaltet die kostenlose Version nur eine bestimmte Menge an Speicherplatz, der dem User auf dem Server zur Verfügung steht. Falls das Unternehmen mehr Speicherplatz benötigt, kann dieser schnell und einfach auf der Internetseite gekauft werden.

Das Gründerlexikon ist der Meinung, dass die Dropbox für bestimmte Bereiche eine sinnvolle Alternative zum USB-Stick ist.

Hier noch ein Video zur Dropbox

Quellen: