Lexikon zur Existenzgründung und Selbstständigkeit

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind mit sechs und zehn Jahren sehr lang bemessen. Nach diesem Zeitraum können Unternehmer die aufbewahrten Unterlagen jedoch vernichten. Zum 01.01.2010 dürfen somit die folgenden Unterlagen in den Reißwolf.

Unterlagen aus dem Jahr 1999

• Abrechnungsunterlagen
• Abschreibungsunterlagen
• Aktenvermerke
• Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
• Ausgangsrechnungen
• Außendienstabrechnungen
• Bankbelege
• Bewirtungsrechnungen
• Buchungsbelege
• Doppel von Rechnungen
• Eingangsrechnungen
• Einnahmen-Überschuss- Rechnung
• Essensmarkenabrechnungen
• Gehaltslisten
• Inventare
• Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
• Kassenberichte
• Kontenpläne und Kontenplan Änderungen
• Kontoauszüge
• Lieferscheine
• Lohnbelege
• Lohnlisten
• Quittungen
• Rechnungen
• Reisekostenabrechnungen
• Steuerunterlagen und Steuererklärungen
• Überweisungsbelege
• Umsatzsteuer-Voranmeldungen
• Unterlagen über Fahrtkostenerstattungen
• Wareneingangs- und –ausgangsbücher

Unterlagen aus dem Jahr 2003

• Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben
• Bestell- und Auftragsunterlagen
• Betriebsprüfungsberichte
• Frachtbriefe
• Geschäftsbriefe, die nicht Rechnungen und Gutschriften sind
• Kassenzettel
• Mahnungen und Mahnbescheide
• Nachweise über Geschenke
• Preislisten
• Überstundenlisten
• Unterlagen bzgl. der Investitionszulage
• Versand- und Frachtunterlagen

Tipp

Die  Aufbewahrungsfristen können im Einzelfall auch deutlich länger ausfallen. Solange der Steuerbescheid für das betreffende Jahr nicht bestandskräftig ist, kann er noch geändert werden. Daher müssen die entsprechenden, steuerlich relevanten Unterlagen weiter aufbewahrt werden.

Gleiches gilt, wenn noch Fragen aus einer aktuellen Betriebsprüfung bestehen, die die oben genannten Jahre betreffen. Auch in diesem Fall sollten die Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden, um die Fragen des Prüfers entsprechend beantworten zu können.

Quelle: