Wie führt man ein Kassenbuch - was ist erlaubt?

Ein Kassenbuch dient dazu, alle Bargeldgeschäfte eines Unternehmens zu erfassen. Eingetragen werden der Geschäftsvorfall mit Datum, die Belegnummer, der Steuersatz, die Höhe der Einnahme bzw. Ausgabe, die Umsatzsteuer sowie der aktuelle Kassenbestand.

In einem Kassenbericht werden die gleichen Daten einzeln pro Beleg auf einem Formblatt notiert und abgeheftet.

Auf einem Kassenblatt befinden sich alle Ein- und Ausgaben in Form von Bargeld für den Zeitraum eines Monats. Diese drei Möglichkeiten, die Kasse zu führen, ist es eine wichtige Informationsgrundlage für die Gewinnermittlung. Stellt der Betriebsprüfer fest, dass ein Kassenbuch Mängel aufweist, sind hohe Steuernachzahlungen, durch eine Schätzung ermittelt, oft die Folge.

Gesetzliche Grundanforderungen

Ein Kassenblatt, ein Kassenbericht oder ein Kassenbuch können sowohl handschriftlich ausgefüllt als auch mit Hilfe einer Software geschrieben werden. Ebenso klebt man die dazugehörigen Belege ordentlich sortiert und gekennzeichnet per Hand oder in einem digitalen Archiv ab. In der Abgabenordnung legt der Gesetzgeber nur fest, dass die Daten jederzeit einsehbar sein müssen:

§ 145 Abgabenordnung (Allgemeine Anforderungen an Buchführung
und Aufzeichnungen)


(1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

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ownloadenDie Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, besteht zwar grundsätzlich erst, wenn ein Unternehmen auch buchführungspflichtig ist. Allerdings empfiehlt es sich schon allein aus Gründen der Ordnung und Übersichtlichkeit, eine Kassenbuch Vorlage zu nutzen, um seine Ein- und Auszahlungen aus der  Kasse aufzuzeichnen. Der Vorteil einer Kassenbuch Vorlage ist, dass Sie alle Zu- und Abgänge Ihres Barvermögens auf einen Blick auswerten können und stets über den genauen Stand Ihrer Barbestände informiert sind.  

Sofern in der Kasse bereits ein Bestand vorhanden ist, muss in die Kassenbuch Vorlage zunächst der Anfangsbestand eingetragen werden. Danach werden alle Ein- und Auszahlungen in chronologischer Reihenfolge mit Datum und Betrag erfasst. Auch hier zeigt die Kassenbuch Vorlage schnell wieder ihre Vorzüge, denn sofort nach der Eintragung erscheint der neue Bestand, der in der Kasse vorherrscht. So können Sie blitzschnell überprüfen, ob Sie in Ihrer Kasse tatsächlich den richtigen Bestand haben. Die Kassenbuch Vorlage errechnet Ihnen außerdem automatisch, wie viele Einnahmen und Ausgaben Sie in diesem Monat jeweils kumuliert hatten und welchen Endbestand die Kasse zum Monatsende aufweisen muss.

Im Download-Bereich für Mitglieder finden Sie auch ein Kassenbuch Muster. Es veranschaulicht anhand von Beispielzahlen, wie Sie ein solches Kassenbuch führen können.

Technische Möglichkeiten

Für eine optimale Kassenbuchführung stellt der Fachhandel ein umfangreiches Angebot an Kassenbüchern und Kassenformularen in Papierformat bereit. Und Softwarehersteller bieten eine Vielzahl von komfortablen Programmen an. Das Kassenbuch lässt sich auch in einer ASP-Software direkt online führen. Diese Variante besitzt den Vorteil, dass der ASP-Anbieter umgehend alle Accounts nach neuen gesetzlichen Vorschriften und Regelungen ändern kann. Eine Client-Software kann gewissermaßen veralten und dann den Anforderungen des Betriebsprüfers nicht mehr genügen.

Das elektronische Kassenbuch

Trotzdem birgt das Führen eines Kassenbuches auf EDV-Basis eine Hürde. Ändert man bereits getätigte Aufzeichnungen in der Software, dann müssen diese ausreichend dokumentiert sein. Das heißt: Fehlerhafte Eintragungen werden per Beleg storniert  oder umgebucht, soe dürfen sich niemals einfach so löschen lassen.

Im Falle einer Betriebsprüfung können folgende Probleme auftreten:

  • Das Kassenbuch wird auf Excel-Basis geführt. In Excel können leicht bisherige Eintragungen wieder gelöscht werden. Der Betriebsprüfer wird diesen Umstand als "nicht ordnungsgemäße" Führung des Kassenbuches bewerten.
  • Das Kassenbuch wird in einer Software auf PC geführt. Diese Software darf keine Änderungen in den Eintragungen erlauben bzw. muss darauf mit entsprechenden Restriktionen reagieren. Der Betriebsprüfer wird sich die Software ansehen und entsprechend bewerten.

Fazit:


Für elektronische Kassenbücher sollte im Zweifelsfalle ein Testat zur Ordnungsmäßigkeit vorliegen. Danach kann man den Anbieter fragen.

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

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