Für Geschäftsreisen einen Eigenbelege ausstellen!

Einmal im Monat sitzen Sie an Ihrer Buchführung. Sie prüfen, ob alle Belege vorhanden sind, sortieren, heften zu Ihren Kontoauszügen und machen alles fertig, zur Abgabe bei Ihrem Steuerberater.

Aber: In manchen Situationen ist kein Beleg für die Buchhaltung vorhanden und es kann und wird auch keiner von einem fremden Unternehmer für Sie ausgestelt. Das kann z.B. sein, wenn eine fremde Rechnung verloren geht und der Rechnungsaussteller sich aus unterschiedlichen Gründen nicht mehr in der Lage sieht eine Ersatzrechnung zu erstellen. Sie benötigen einen Ersatzbeleg.

Vorlage für den Eigenbeleg

Keine Buchung ohne Beleg, ist der wichtigste Grundsatz in der Buchführung. Verlorengegangene Belege oder Rechnungen können durch einen Eigenbeleg ersetzt werden. Die nachfolgende Vorlage Eigenbeleg wurde für den Zweck konzipiert, dass ein Geschäftsvorfall mangels Beleg dokumentiert werden soll.

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Sie werden auch regelmäßig auf das Thema Geschäftsreisen stoßen. Gerade als Jungunternehmer sind Sie zu Beginn Ihrer Karriere oft unterwegs, vielleicht ist dieser Umstand auch Ihrer Branche geschuldet, so sind Unternehmer in der Baubranche wesentlich häufiger auf Achse als Bürodienstleister oder Internetunternehmer. Folgende Reisetätigkeiten sind vorstellbar und führen in der Buchführung zur Problematik der Eigenbelege:

  • Messebesuche mit Übernachtung mit Abwesenheit über 8 Stunden
  • Abwesenheit durch Fahrten zu Kunden, Lieferanten von mehr als 8 Stunden

Kurz um: Die längere Abwesenheit führt beim Unternehmer zu Betriebsausgaben, wofür jedoch kein Beleg, keine Rechnung oder Quittung zur Verfügung steht. Es geht hier um die umgangssprachlichen Spesen, die Verpflegungsmehraufwendungen des Unternehmers. 

Ausweg: Der Unternehmer muss sich auch in dieser Situation einen Beleg für die Buchführung erstellen, den sogenannten Eigenbeleg.

Vorlage Reisekostenabrechnung

Existenzgründer und Unternehmer können bei längerer Abwesenheit oder dienstlichen Fahrten mit dem privaten Pkw eine Reisekostenabrechnung erstellen. In unserer Vorlage können Sie sowohl die pauschalen Fahrtkosten abrechnen, als auch die Verpflegungspauschalen geltend machen. WEitere darüberhinaus anfallenden Oder abzurechnen Kosten, können in dieser Reisekostenabrechnung nicht untergebracht werden.

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Vorlage zur Spesenabrechnungen

Unternehmer, die noch weitere Kosten (Taxi, Übernachtung, Mahlzeiten, Parkplätze, Parkgebühren u.ä.) in die Abrechnung aufnehmen wollen, sollten die Vorlage zur Spesenabrechnung nutzen.

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Der Unternehmer füllt also spätestens bei der Aufbereitung der monatlichen Buchführung diesen Eigenbeleg aus und heftet ihn in seiner Buchführung entsprechend ab. Gehen Sie also in sich und überlegen Sie, wo Sie im vorangegangenen Monat überall waren. Am besten notiren Sie sich zeitnah (ich mache das jeweils abends, nachdem ich von der Dienstfahrt nach Hause gekommen bin) die einzelnen Einsatzorte, Baustellen oder Kundenbesuche, dann fällt es Ihnen bei der Vorbereitung der Buchfürhung leichter die Eigenbelege zu erstellen.

Häufige Fragen beim Vorbereiten der Buchführung:

Dabei wünsche ich Ihnen gutes Gelingen und vor allem ein gutes Erinnerungsvermögen. Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema? Schreiben Sie mir!

Ihr Torsten vom
Gründerlexikon

Sind Sie ein Unternehmertyp? Machen Sie jetzt den Test!

Meine Checkliste
Zu viele Schritte?



  1. Die Findungs- und Sondierungsphase

    Sind Sie ein Unternehmertyp? Finden Sie´s heraus und suchen Sie anschließend Ihre Geschäftsidee. Nun heißt es prüfen, bewerten und analysieren. Checken Sie Ihre Idee auf Herz, Nieren und Markttauglichkeit bevor Sie weiter machen! Sie haben die Idee und ich den Plan, das sollten wir ausnutzen!

  2. Die Informations- und Planungsphase

    Ab sofort ist die Erstellung Ihres Businessplans das Ziel. Sie werden eine Menge Informationen benötigen und müssen noch mehr planen als jemals zuvor. Gründungsstrategie, Rechtsform, Marktanalyse, Finanzierung, Marketing ... Tschaka, wir schaffen das zusammen und zwar mit meiner Checkliste!

  3. Die Gründungsphase

    Wenn Sie nun Ihren fertigen Businessplan in der Hand halten, dann: Gratulation. Aber Sie dürfen jetzt auf keinen Fall ausruhen, denn nun geht´s erst richtig los. Alle Infos werden nun bei der Gründung verknüpft und verarbeitet. Fördermittel, Banktermin, Arbeitsagentur, Versicherungen, Gewerbeanmeldung usw. - Keine Angst, ich bin ja bei Ihnen. Auf geht´s.

  4. Die Führungsphase

    Gratuliere zur Geschäftseröffnung und willkommen in der Welt der Unternehmer. Ab sofort gehen die Uhren anders, denn es gibt viele Menschen die Ihnen Zeit stehlen wollen. Ich zeige Ihnen in dieser Phase, auf was Sie achten müssen. So kann nix schief gehen, zumindest nicht so viel wie allein ;-) Zusammen lassen wir nichts anbrennen, ich bin ja bei Ihnen, wie ein Schutzengel.

  5. Die Rettungsphase

    Ein guter Freund sagte mal zu mir: "Schmeiß dem schlechten Geld kein gutes hinterher." Er hat recht. Gemeinsam versuchen wir in dieser Phase eine mögliche Pleite abzuwenden, an der Sie übrigens nicht unbedingt allein Schuld tragen müssen. Es gibt unzählige Gründe wie es dazu kommen kann. Sehen Sie es als Erfahrung, als Startschuss für einen Neubeginn und eine neue Chance.

  6. Los geht´s ...

    Finden Sie nun zunächst heraus, ob Sie überhaupt ein Unternehmertyp sind!

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