Braintrusts als Turbo für Unternehmer

8. März 2010 in Unternehmensführung by unternehmercoach | No comments

„Sage mir, mit wem du umgehst und ich sage dir, wer du bist“ schrieb Goethe in seinen Reflexionen. Was Goethe hier kurz und komprimiert auf den Punkt brachte, wird zwischenzeitlich durch viele Forschungen bestätigt. Durch Spiegelneuronen spiegeln wir die Emotionen von anderen – und Emotionen, die wir öfter haben, bekommen stärkere Bahnen im Gehirn. Durch die Geschichten, die wir hören und erzählen, filtern wir die Realität, geben ihr Bedeutung und schaffen unsere Wahrnehmung. Und aufgrund unserer Wahrnehmung und der Bedeutung, die wir dieser geben, werden unsere (auch unbewussten) Handlungen gesteuert. Und Imitation ist die wirkungsvollste Lernmethode, die wir Menschen zur Verfügung haben. Das beginnt bereits damit, dass Mütter beim Füttern ihrer kleinen Kinder (in der Regel unbewusst) den Mund aufmachen – in der (oft erfüllten) Hoffnung, dass das Baby dann ebenfalls den Mund öffnet.

Die Konsequenz: Wenn wir zu jemand Bestimmtem werden wollen, dann sollten wir uns mit Menschen umgeben, die diesem Bild ähnlich sind. Wollen wir erfolgreicher Schauspieler werden, dann wäre es hilfreich, George Clooney zu kennen und wenn wir Politiker werden wollen, dann ist es sinnvoll, frühzeitig in den Dunstkreis von Schröder, Merkel & Co einzudringen.

Aus genau diesem Grund finden sich in allen möglichen Erfolgsbüchern entsprechende Empfehlungen: Napoleon Hill schrieb vom Braintrust als dem Zusammenschluss Gleichgesinnter, Bodo Schäfer fragt: Wie viele Menschen sind in Deinem Freundeskreis erfolgreicher als Du? Und alle Welt schreibt von Netzwerken wie Xing u.ä.

Die wirkliche Welt

Die wirkliche Welt sieht meist folgendermaßen aus: Man umgibt sich mit Menschen, die genauso sind wie man selbst. Und sobald man sich selbst entwickelt (falls man das dann noch tut), wird es unendlich schwer, weil das Umfeld gerade nicht so tickt, wie man gerne werden möchte.

Nun haben die wenigsten Unternehmer zu Beginn ihrer Laufbahn ein Umfeld aus Unternehmern. Zumeist besteht das Umfeld aus Menschen, die die scheinbare Sicherheit ihres Jobs lieben, die lieber den Spatz in der Hand wählen und für die Selbständigkeit nur als die viertbeste Lösung (nach einem festen Job, einem reichen Partner und Hartz IV) erscheint.

Mit anderen Worten: Die meisten Gründer haben ein Umfeld, das vielleicht vordergründig sagt: „Toll, dass Du das machst“, aber sofort ergänzen: „Für mich wäre das nichts“ und insgeheim denken: „Der ist doch irre und scheitert sowieso“ und sich nach dem Scheitern freuen: „Ich hab’s doch gleich gesagt“.

Die Konsequenz, die ich in vielen meiner Unternehmer-Coachings beobachtet habe: Nach einigen Jahren ist der Gründer entweder gescheitert, noch immer am Boden, erfolglos oder er hat seinen Freundeskreis fast komplett ausgetauscht und ist mit seinem Unternehmen durchgestartet. Das Fatale daran: Obwohl der Einfluss des Umfelds eine solche strategische Bedeutung hat, fand ein Wechsel dieses Umfelds meist nur zufällig oder als Reaktion statt: „Ich kann halt mit XY nicht mehr über die Probleme meiner Firma sprechen“, „ABC versteht meine Bedenken, Z zu kündigen oder einzustellen, nicht.“ usw.

Diese Zufälligkeit zeigt sich nebenbei auch in anderen Beobachtungen. Man hat bei Studenten untersucht, wie sich im Verlauf des Semesters Freundschaften bilden. Das Resultat: Die meisten und längsten Freundschaften bildeten sich zwischen den Studenten, die am ersten Tag zufällig nebeneinander saßen.

Oder denken Sie an ein übliches Networking-Event. Viele Leute kommen hin und kennen niemand. Sie stellen sich an einen Tisch, kommen mit zwei oder drei Leuten ins Gespräch – und dabei bleibt es meist für den Abend. Und wenn sie dann 3 Monate später wieder zu einem Event gehen und zufälligerweise einen davon wieder erkennen, dann stellen sie sich wieder dazu. Natürlich glauben wir gerne, wir wären der Steuermann und würden unsere Freunde selbst aussuchen. Nur stimmt das so (meist) nicht…

Wir halten also erstmal fest: Erstens bestimmt unser Umgang unser Sein und Werden. Zweitens ist unser Umgang zu einem großen Teil durch Zufall und Beharrungsvermögen gekennzeichnet. Daraus ergibt sich drittens, dass wir unser Umfeld gezielter gestalten müssen, wenn wir uns selbst entwickeln wollen.

Bei vielen Unternehmern geht das dann so: Irgendwo ist ein Unternehmer-Treff geplant. Der Unternehmer geht hin und trifft dort viele Menschen. Von diesen vielen Menschen sind aber verblüffenderweise nur 20 Prozent Unternehmer. Und die anderen 80 Prozent sind Berater, Rechtsanwälte oder Werber, die den Unternehmern ganz dringend was verkaufen wollen, weil sie selbst grade nicht ausgelastet sind und ihr Laden nicht funktioniert.

Die Lösung

Die Lösung skizzierte Napoleon Hill in seinem mittlerweile über 70 Jahre alten Weltbestseller „Denke nach und werde reich“. Er schlug darin die Bildung eines Braintrusts vor. Ein Braintrust ist eine Gruppe Gleichgesinnter, deren Hauptaufgabe darin besteht, das Fortkommen der Teilnehmer zu fördern, zu kontrollieren und zu sichern. Das Ziel eines solchen Braintrusts ist letztlich, den Beteiligten dabei zu helfen, der zu werden, der sie werden möchten.

Ein solcher Braintrust ist im engeren Sinne kein Netzwerk und auch kein Forum, um die eigenen Dienstleistungen zu verkaufen, sondern ein Arbeitszusammenhang. Für Unternehmer heißt dies: Ein Unternehmer-Braintrust darf nur aus Unternehmern bestehen. Innerhalb des Braintrusts herrscht absolute Offenheit und es dürfen keine Wettbewerber anwesend sein.

Der Braintrust dient natürlich dem Austausch über bestimmte Fragen: Wie komme ich mit meiner Strategie weiter?, Wie gehe ich mit einem Problem-Mitarbeiter um? usw. Alleine durch diesen Austausch mit anderen erfahrenen Unternehmern werden oft viele Probleme gelöst oder zumindest ergeben sich daraus neue Blickwinkel. Die Erfahrungen werden potenziert.

Ein Braintrust geht aber auch in die Tiefe und ermöglicht es, das Unternehmen eines Teilnehmers bis ins letzte Detail zu durchleuchten und für ein ganz spezifisches Problem eine gezielte Lösung zu erarbeiten.
Aber die wirklich wertvollen Aspekte eines Braintrusts sind die beiden folgenden: Erstens, durch den Umgang mit anderen Unternehmern imitieren wir diese unbewusst. Und lernen dadurch ganz automatisch, wie Unternehmer zu fühlen, zu denken und zu handeln.

Und zweitens werden persönliche Ziele im Rahmen eines solchen Brain-Trusts öffentlich kommuniziert und kontrolliert. Ein Brain-Trust bietet so eine produktive Art der sozialen Kontrolle: Es ist einfach mega-peinlich, bei einem Termin zu erzählen, dass man jetzt einen Manager einstellen wird, um dann beim nächsten Termin 3 Monate später zu erzählen, dass man noch nicht einmal begonnen hat, zu suchen.

Mit anderen Worten: Ein Braintrust ist der Turbo für die eigene Entwicklung als Unternehmer. Aus diesem Grund haben wir beschlossen, den Unternehmercoach-Braintrust ins Leben zu rufen: Ein Arbeitszusammenschluss von je maximal 10 Unternehmern, die sich viermal im Jahr treffen und unter Leitung eines Unternehmercoachs gezielt an ihrer Weiterentwicklung arbeiten. Und so auf die Überholspur kommen.

Fachartikel von Stefan Merath, zur Verfügung gestellt von unternehmercoach.com
 

Kann ich mit Schulden ein Gewerbe eröffnen?

1. März 2010 in Unternehmensführung by Evelyn Brandies | No comments

Die Frage, ob man mit Schulden beim Finanzamt ein Gewerbe eröffnen kann, wurde uns im Forum gestellt. Auf Nachfrage beim Gewerbeamt stellte sich heraus, dass Schulden beim Finanzamt ein Hinderungsgrund für ein neues Gewerbe sein können aber nicht müssen.

Erlaubnispflichtig und Überwachungsbedürftig

Das neu zu eröffnende Gewerbe darf nicht zu den Erlaubnispflichtigen oder Überwachungsbedürftigen Gewerben zählen.

Erlaubnisbedürftige Gewerbe können nur nach Erteilung der behördlichen Genehmigung (Konzession) begonnen werden. Dazu zählen u.a. das Pfandleihgewerbe, das Bewachungsgewerbe oder die Tätigkeit der Makler, Bauträger und Baubetreuer.

Überwachungsbedürftige Gewerbe sind nicht genehmigungsbedürftig. Allerdings überprüft die Behörde die persönliche Zuverlässigkeit des Gewerbetreibenden, die dieser mittels eines Führungszeugnisses nachweisen muss. Zu den überwachungsbedürftigen Gewerben zählen bspw. der Handel mit Edelmetallen, der Handel mit Perlen oder auch der Betrieb von Reisebüros.

Fazit

Schulden beim Finanzamt können ein Hinderungsgrund für eine Gewerbeanmeldung sein. Will der Schuldner jedoch nur ein ganz normales Gewerbe, wie bspw. einen Ebay-Shop eröffnen, stehen ihm seine Schulden beim Finanzamt dabei nicht im Weg.

Controlling für Gründer

15. Februar 2010 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Das Controlling sollte im Unternehmen eine grundlegende Rolle spielen. Denn nur mit dem konkreten Überwachen sämtlicher Vorgänge im Unternehmen können Fehlentscheidungen noch rechtzeitig abgewendet oder bereits aufgetretene Probleme bereits frühzeitig behoben werden. Planung wird oftmals gerade von Start-ups mit Controlling verwechselt.

Richtig ist, dass das Controlling die Planung als Grundlage hat. Es ist aber nicht gleichbedeutend mit ihr. Jeder Gründer sollte über einen fundierten Businessplan verfügen. Dieser gibt Auskunft über die künftige voraussichtliche Entwicklung des Unternehmens. Während der Businessplan noch in regelmäßigen Abständen aktualisiert wird, findet ein vollständiges Controlling in vielen Jungunternehmen nicht statt. Hier gilt eher, dass die Planung, in deren Anschluss das Controlling und evtl. verbesserungswürdige Steuerungsmöglichkeiten stehen, völlig außen vor gelassen werden. Das beeinträchtigt jedoch langfristig den Erfolg des Unternehmens.

Controlling gehört immer in die Hände des Chefs

Grundsätzlich sehen Gründer das Controlling allzu oft als weniger wichtig an. Dabei sollten gerade sie vermehrt kontrollieren, ob alle Unternehmensziele zur Zufriedenheit erreicht wurden. Ein gut geführtes Controlling gibt dem gesamten Unternehmen einen seriöseren Anstrich, der insbesondere für Kapitalgeber, wie Investoren und Banken von Bedeutung ist. Speziell die Gründer selbst, also die Chefs, sollten die Unternehmenskennzahlen immer im Blick behalten.

Schwierigkeiten beim Controlling für Gründer

Eine der Schwierigkeiten beim Controlling für Gründer besteht darin, dass viele einmalige Effekte berücksichtigt werden müssen. Ebenfalls kann nicht einfach davon ausgegangen werden, dass der Istzustand fortgesetzt wird, wie es bei bestehenden Unternehmen wünschenswert ist. Es muss vielmehr versucht werden, den Istzustand deutlich zu verbessern.

Auch die laufende Buchhaltung ist eine der Grundlagen für ein funktionierendes Controlling bei Start-ups. Hierbei gilt, dass eine möglichst aktuelle Buchhaltung vonnöten ist. In den Anfangszeiten sollte diese in den Händen eines externen Steuerberaters belassen werden. Nichtsdestotrotz müssen sich die Gründer zumindest die aktuellen Zahlen, sowie den Soll-Ist-Vergleich anschauen, um Probleme frühzeitig erkennen zu können. Die monatliche BWA ist ebenfalls eine grundlegende Möglichkeit, um die kommenden Monate entsprechend planen zu können. Fragen nach der künftigen Liquidität, wie weit Projekte vorangeschritten und wann diese endgültig berechnet werden können, sind hierbei besonders wichtige Entscheidungsgrundlagen.

Controlling an die Unternehmenssituation anpassen

Zu Beginn eines Unternehmens wird oft noch kein Geld für einen professionellen Controller vorhanden sein. In dieser Zeit sollte die Geschäftsleitung selbst das Controlling übernehmen, sich alternativ durch externe Controlling-Berater unterstützen lassen. Diese sind zwar ebenfalls mit Kosten verbunden, im Auftritt Investoren gegenüber macht sich das Controlling aber schnell bezahlt.

Spätestens dann, wenn genügend finanzielle Mittel vorhanden sind, sollte aber ein Controller direkt im Unternehmen eingesetzt werden. Er überprüft, ob geplante Rechnungen zu früh eingegangen sind oder Steuerzahlungen in die richtigen Quartale eingerechnet wurden. Auch sollten die Kennzahlen des Unternehmens evtl. notwendige Abgrenzungen beinhalten. Mit einem solchen fundierten Controlling kann auch das geplante Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts einfacher umgesetzt werden.

Quelle: Venture Capital Magazin 10/2008, S. 54 - 55
 

Wenn jemand ständig viel zu tun hat, beweist das noch lange nicht, dass er auch viel tut!

27. Januar 2010 in Unternehmensführung by Torsten Montag | 2 comments

”Was machst du eigentlich beruflich?” lautet oft die Frage. Eine immer häufiger werdende Antwort lautet ”Ich bin selbständig.” - das klingt erst einmal sehr gut, wichtig und professionell. Doch meist machen sich Existenzgründer in der ersten Phase ihrer Existenzgründung selbst was vor. Sehr oft sieht es hinter den Kulissen ganz anders aus. Der tägliche Kampf gegen den inneren Schweinehund, vom Frühstückstisch aufzustehen und endlich mit dem täglichen Geschäft zu beginnen. Wenn das so einfach wäre, da gibt es aber noch die vielen tausend Dinge die vor den wichtigen Arbeiten erledigt werden. An einigen Tagen steht das Telefon kaum still und der Terminplaner platzt aus allen Nähten. An anderen Tagen in der Woche verbreitet sich das Gefühl, das die Telekom die Telefonleitung gesperrt hat. Kein einziger Anruf, kein Kunde, kein Auftrag. Nur ein Schreibtisch mit vergangenen, noch nicht erledigten alten Arbeiten. Der Antrieb diese liegen gebliebene Arbeiten zu erledigen fehlt meist gänzlich. Buchführung, Preiskalkulationen oder Werbemaßnahmen werden dann häufig auf andere Tage verschoben. Auch da war ja noch was, die Familie, Frau, Freund, Freundin, Mann oder Kinder. Das Wochenende ist bereits vor 14 Tagen verplant gewesen. Wie geht man mit Stress um, mit überfüllten oder leeren Terminkalendern, wie bringt man die Existenzgründung mit der Familie unter einen Hut und wie teilt man sich die Zeit am besten ein, so dass alles wichtige und dringende erledigt wird, aber die weniger dringenden und doch wichtigen Termine und Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

Zunächst sollte man lernen sich selbst zu managen und sich die täglichen Aufgaben zu diktieren.  Das haben bisher immer der bisherige Arbeitgeber, der Abteilungsleiter oder die zwingenden Abläufe in der Firma übernommen. Man konnte nicht aus diesem Raster fallen und somit Zeit vertrödeln oder sich selbst mit anderen Dingen beschäftigen, denn der betriebliche Ablauf erforderte von jedem Mitarbeiter den vollen Leistungseinsatz. Nur so konnte ein Stillstand verhindert werden.  Als Existenzgründer ist man nun selbst für diesen betrieblichen Ablauf zuständig. Der Gründer muss gerade am Anfang entscheiden, was am wichtigsten ist, welche Aufgaben Priorität besitzen und genau diese Entscheidung muss geschult werden.

Die ALPEN - Technik hilft beim Selbstmanagement

An der Fachhochschule Heilbronn wurde diese leicht einzuprägende Technik entwickelt. Das A steht für Aufgaben notieren, die zu erledigen sind. Danach sollte man die Länge der Aufgabenerledigung auflisten bzw. den Zeitbedarf der Aufgaben realistisch schätzen. Anschließend  Pufferzeiten reservieren für unvorhergesehene, dringliche Aufgaben oder Probleme. E für  Entscheidungen treffen über die Reihenfolge der Aufgaben und Prioritäten setzen. Und schließlich die Nachkontrolle am Abend des Tages und Übertrag unerledigter Aufgaben auf den nächsten Tag.

Doch wie entscheidet der Jungunternehmer ob und welche Priorität eine Aufgabe besitzt. Zunächst sollte er die momentanen Tätigkeiten erfassen und aufschreiben, was er am Tag so alles tut. Das kostet etwas Zeit, ist jedoch für die weiteren Schritte nötig. Der Gründer wird dadurch sehen, was er alles an unwichtigen Dingen täglich tut. Als nächsten Schritt müssen diese Tätigkeiten in 4 Klassen (A bis D) eingeordnet werden. Die Klasse A umfasst alle die Aufgaben, welche wichtig und gleichzeitig dringend erledigt werden müssen. Das kann bspw. der Versand von bestellten Waren sein oder ein Kundengespräch, um diesen für die Zukunft zu halten. In der B – Klasse werden all die Aufgaben gebündelt, welche zwar wichtig, momentan jedoch nicht dringend sind. So zum Beispiel die Erledigung der monatlichen Buchführung. Die Klasse C beinhaltet dringende Tätigkeiten und Aufgaben, die allerdings auf Dauer nicht wichtig sind. So bspw. Putzen, Aufräumen etc. In der D – Klasse werden unwichtige und nicht dringende Aufgaben erfasst. Priorität haben selbstverständlich die A – Aufgaben, danach die B – Aufgaben. Aufgaben der Klasse C sollten, wenn möglich delegiert oder systematisch in das Alltagsgeschäft eingepflegt werden. Die D – Aufgaben entweder komplett streichen oder bewusst genießen. Es kostet natürlich etwas Zeit dieses System sich zu eigen zu machen, es hilft jedoch das Wesentlich vom Unwesentlichen zu trennen und spart somit Zeit und Geld. Nur durch eine regelmäßiges bewusstes Planen erlernt der Existenzgründer Pufferzeiten richtig einzuschätzen und eine tagesabschließende Planung nicht in einen hirnzermarternden Alptraum enden zu lassen. Bei der Vorgründungsphase helfen auch Coaches zur richtigen Prioritätensetzung oder erstellte Checklisten wie auf www.gruenderberatung24.de.
 

Wozu brauchen Gründer die Kostenrechnung

26. Januar 2010 in Unternehmensführung by Torsten Montag | No comments

Die Kostenrechnung ist ein Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens in einem Unternehmen. Mit dem Begriff wird im Allgemeinen jede Art von Aufwand oder Zahlung definiert. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob durch die verursachten Kosten oder Zahlungen der Gewinn des Unternehmens gemindert werden kann. Der Gesetzgeber hat dahingehend Regelungen, Gesetze und Verordnungen geschaffen, um eindeutig die gewinnmindernden Betriebsausgaben festzulegen. Diese sollten allerdings strikt von dem Kostenbegriff unterschieden werden. Das Ziel der Kostenrechnung besteht in der Informationsgewinnung und der daraus resultierenden Entscheidungsfindung, um beispielsweise Verkaufspreise zu ermitteln. Die Kostenrechnung kann in ihrem zeitlichen Ablauf in drei Bereiche geteilt werden.

Die Bereiche der Kostenrechnung

Der erste Bereich umfasst die Kostenartenrechnung, welche ermitteln soll, welche Kosten in einem Unternehmen überhaupt vorhanden sind. Der zweite Bereich umspannt die Kostenstellenrechnung, wodurch ermittelt werden soll, wo im Unternehmen die Kosten entstanden sind. Der letzte Bereich wird durch die Kostenträgerrechnung beschrieben. In diesem Teil der Kostenrechnung wird ermittelt wofür die Kosten entstanden sind. Die Kostenrechnung kann aber auch sachlich gegliedert werden, so dass daraus eine Zweiteilung abzuleiten ist. Zum einen die Vollkostenrechnung, welche die Kosten in Gemein- und Einzelkosten teilt. Daneben kann auch mit einer Teilekostenrechnung operiert werden. Hierbei werden Fix- und variable Kosten unterschieden, um in einem Unternehmen die Gewinnschwelle ermitteln zu können.

Die Kostenartenrechnung

Die Kostenartenrechnung beschäftigt sich mit der gerade für Existenzgründer notwendigen Aufgabe die unterschiedlichen Kostenarten des Unternehmens herauszufiltern. Eine Beobachtung der Kosten in ihrer zeitlichen Entwicklung deckt im Unternehmen häufig Kostentreiber oder überproportional ansteigende Kostenarten auf. Diese sollten vom Unternehmer erkannt und verändert oder ganz eliminiert werden, um eine unnötige Gewinnverzerrung zu vermeiden. Darüber hinaus sollte gerade der Existenzgründer in der Zeit vor der Gründung Branchenvergleichszahlen beschaffen, um Unternehmen der selben Branche in ihrer finanziellen Struktur zum unmittelbaren Vergleichsobjekt heranzuziehen. Dieses Zahlenmaterial kann in vielen Fällen bei dem zuständigen Kammern (zum Beispiel die IHK) angefordert werden.

Die Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung kann dem Unternehmer Informationen über die von einem bestimmten Teilbereich des Unternehmens verursachten Kosten beschaffen. Man spricht bei der Kostenstellenrechnung von dem Verursachungsprinzip und gliedert jeder Kostenstelle (Filiale, Abteilung oder Betriebsstätte) die dort angefallenen Kosten zu. Gemeinschaftlich verursachte Kosten werden nach einem betriebswirtschaftlichem Schema auf die vorhandenen Kostenstellen verteilt.

Die Kostenträgerrechnung

Die Kostenträgerrechnung kann wiederum in die Kostenträgerstück- und die Kostenträgerzeitrechnung unterteilt werden. Alle Berechnungsverfahren, welche die Kosten pro Einheit ermittelt, werden zur Kostenträgerstückrechnung gezählt, während dem alle Verfahren zur Ermittlung der Gesamtkosten pro Zeitabschnitt zur Kostenträgerzeitrechnung gerechnet werden.

Welche Informationen erhält der Gründer aus der Kostenrechnung?

Für Existenzgründer ist die Kostenrechnung in den meisten Fällen eine recht vage bzw. schwer nachvollziehbare betriebswirtschaftliche Methode, um brauchbare Informationen zur effizienten Gründung für das eigenen Unternehmen zu erhalten. Bereits vor dem eigentlichen Start fallen eine Vielzahl von Kosten an. So zum Beispiel Ausgaben für Beratungen, Anmeldungen bei Ämtern oder Registern. Zahlungen für nötige Investitionen wie beispielsweise Software, Fahrzeuge oder für die Betriebsausstattung werden nicht als einheitlicher Kostenblock sondern über die Jahre der Nutzung verteilt. Neben dem Materialeinkäufen vor der Aufnahme der Geschäftstätigkeit müssen bei der Unternehmensgründung auch häufig Kosten für Personal, Leasing oder Zinsen berücksichtigt werden.

Der Existenzgründer kann die im Unternehmen vorhandenen Kosten durch verschiedene betriebswirtschaftliche Maßnahmen senken. So zum Beispiel durch eine veränderte Lagerhaltung oder durch das just-in-time Verfahren. Hierbei wird nahezu simultan die notwendige Verkaufswaren geordert, so dass kein Lager mehr notwendig ist. Dieses Verfahren ist allerdings nicht in allen Branchen anwendbar. Weitere Kosten können durch die effiziente Organisation des betrieblichen Ablaufs und der damit entstehenden Einsparung an Personalaufwand gesenkt werden. Eine detaillierte und firmenorientierte Kostenrechnung sollte jedoch zwingend mit einem Berater oder einem Sachverständigen durchgeführt werden.

So meldet man ein Gewerbe an

27. Dezember 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Viele von Ihnen haben vielleicht schon die richtige Idee für eine Selbstständigkeit, sind sich aber noch unsicher, wie die Gründung erfolgen soll. Dabei kommt den meisten das Gewerbe in den Sinn. Allerdings ist nicht immer die Anmeldung eines Gewerbes erforderlich, da viele Tätigkeiten auch zu den freien Berufen zählen. Insbesondere künstlerische Tätigkeiten, der Beruf des Arztes und Anwalts zählen hierzu. Deshalb sollte zunächst, auch aus steuerrechtlicher Sicht, überlegt werden, ob man wirklich als Gewerbe auftreten muss.

Als Gewerbe wird dabei im Gesetz eine selbstständige, auf Dauer ausgeführte und mit Gewinnerzielungsabsicht verbundene Tätigkeit bezeichnet, die auf eigenen Namen und eigene Rechnung erfolgt. Wenn klar ist, dass es sich bei der eigenen Gründung um ein Gewerbe handelt, muss dieses entsprechend angemeldet werden.

Wo man das Gewerbe anmeldet

Das Gewerbe wird regelmäßig bei der Stadt angemeldet, in der der Sitz des Unternehmens liegen soll. Dabei liegen die Formulare oftmals schon im Internet vor, so dass sie zu Hause ausgefüllt werden können. Wichtige Angaben sind die Adresse des Unternehmens, die persönlichen Daten zum Gründer, sowie Angaben zu eventuellen Beschäftigten und dem Zweck des Unternehmens. Ebenfalls sollte angegeben werden, ob es sich um ein Haupt- oder ein Nebengewerbe handelt.

Nachdem die Stadt die Anmeldung geprüft hat, wird der Gewerbeschein erteilt. Dieser wird in Kopie automatisch an die zuständige IHK und das Finanzamt weitergeleitet. Bei Mitarbeitern, die angegeben wurden, ergeht auch eine Information an die Bundesagentur für Arbeit.

Die weiteren Fragebögen

Das Finanzamt wird nach der Anmeldung des Gewerbes einen steuerlichen Erfassungsbogen zusenden. In diesem müssen die ungefähren Umsätze und Gewinne, sowie Ausgaben angeführt werden. Wer seinen Gewinn sehr hoch ansetzt, muss mit der Festsetzung einer Einkommenssteuervorauszahlung rechnen.

Ebenfalls wird gefragt, ob die Soll- oder Ist-Versteuerung gewählt wird. Die Soll-Versteuerung ist gerade für Existenzgründer wenig geeignet, da die Umsatzsteuervorauszahlungen bereits mit Rechnungsstellung fällig werden. Bei der Ist-Versteuerung müssen diese Zahlungen erst mit Geldeingang durch den Kunden erfolgen. Zudem besteht die Möglichkeit, sich als Kleinunternehmer anzumelden, wenn gar keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden soll. Möglich wird die Kleinunternehmerregelung bis zu einem jährlichen Umsatz von 17.500 Euro, danach ist man auf jeden Fall umsatzsteuerpflichtig.

Die IHK wird einen Gewerbetreibenden als Pflichtmitglied aufnehmen. Allerdings fällt bei kleinen Unternehmen bis zu einem Jahresgewinn von 5.200 Euro kein Beitrag an. Zusätzlich erhält man eine Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit, wenn man ein Gewerbe angemeldet hat und Mitarbeiter beschäftigt. Diese ist entscheidend für die Zuordnung der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen.

Quelle: http://www.arbeitsratgeber.com

Wie Sie zur Betriebsgründung günstige Geschäftsräume finden

10. Dezember 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Die richtigen Geschäftsräume sind bereits bei der Betriebsgründung wichtig. Es muss allerdings unterschieden werden, welcher Tätigkeit nachgegangen werden soll. Wollen Sie in einem Bereich gründen, der keinerlei Kundenverkehr mit sich bringt und bei dem Sie nur virtuell mit Ihren Kunden in Kontakt treten, können Sie zu Beginn Ihrer selbstständigen Tätigkeit auf ein einfaches Home Office zurückgreifen. Achten Sie jedoch aus steuerlichen Gründen darauf, dass Sie ein eigenes Zimmer für das Büro nutzen, um es steuerlich absetzen zu können.

Wollen Sie dagegen Waren produzieren, wofür Sie aufwändige Maschinen benötigen, kommen Sie nicht darum herum, sich um geeignete Geschäftsräume zu kümmern. Hier sollten Sie den Standort gezielt auswählen: Produzierende Industrieunternehmen sollten sich in einem Gewerbegebiet ansiedeln, Einzelhandelsunternehmen sind dagegen besser im Einkaufszentrum oder der Fußgängerzone aufgehoben.

Bei der Betriebsgründung auf günstige Mieten achten

Zumeist werden Sie bei der Betriebsgründung kaum das notwendige Kapital aufbringen können, um die geeigneten Geschäftsräume zu kaufen. Sie werden also zunächst mit der Anmietung von Räumlichkeiten vorlieb nehmen müssen. Günstige Mieten werden dabei in unterschiedlichen Regionen geboten. Ein Unternehmen, dessen Lage wenig Laufkundschaft benötigt, kann sich durchaus etwas weiter ab vom Schuss niederlassen. Dort sind die Mieten meist niedriger, als in der Einkaufspassage oder einem prestigeträchtigen Gewerbegebiet. Achten Sie jedoch auf eine gute Verkehrsanbindung, damit Lieferanten Sie beispielsweise einfach beliefern können.

Auf Gründungszentren achten

Gründungszentren gibt es mittlerweile in fast jeder Stadt. In diesen Zentren werden viele kleine Unternehmen angesiedelt. Das Gründungszentrum stellt die Geschäftsräume zur Verfügung, die Mieten bleiben dabei moderat, so dass selbst frisch gebackene Unternehmer sie bedenkenlos aufbringen können.

Ein zusätzlicher Vorteil: Das Gründungszentrum bietet, gegen Aufpreis, auch einen Sekretariatsservice mit an. Das heißt, es wird auch dann jemand ans Telefon gehen können, wenn Sie nicht da sind. Ihren Schriftverkehr kann dieser Service ebenfalls mit erledigen. Die baulichen Einrichtungen, wie etwa Sanitäreinrichtungen, die nach Geschlechtern getrennt sind, werden bereits von Haus aus zur Verfügung gestellt, so dass Sie lediglich Ihre Miete zahlen müssen.

Gründungswettbewerbe erlauben mietfreies Büro

In vielen Regionen Deutschlands werden regelmäßig Gründungswettbewerbe veranstaltet. Den Gewinnern winken Preise, wie etwa ein mietfreies Büro oder andere Geschäftsräume für einen bestimmten Zeitraum. Zum Zeitpunkt Ihrer Betriebsgründung können und sollten Sie an solchen Wettbewerben teilnehmen, denn günstiger kommen Sie kaum an die geeigneten Geschäftsräume.

Sie befinden sich oft in den Gründungszentren. Der Vorteil: Sie können hier gleich Kontakte zu anderen jungen Unternehmen knüpfen. Oftmals lassen sich Kooperationen aushandeln, mit denen beide Parteien gewinnen können.
 

Anforderungen an einen zeitgemäßen Geschäftsführer

5. Dezember 2009 in Unternehmensführung by Torsten Montag | No comments

Ein Geschäftsführer ist für den reibungslosen Ablauf aller betrieblichen Vorgänge verantwortlich. Er untersteht in großen Unternehmen stets dem Vorstand, ist also angehalten, das Tagesgeschäft nach den Vorgaben des Vorstands zu führen. In kleineren Unternehmen und bei einer Existenzgründung ist der Geschäftsführer meist auch gleichzeitig der Gründer. Ihm kommen dann noch mehr Aufgaben zu, als es bei gestandenen und großen Unternehmen der Fall ist.

Welche besonderen Anforderungen an ihn gestellt werden, ist je nach Branche und Art des Unternehmens unterschiedlich. Allerdings gibt es einige grundlegende Anforderungen, die jeder Geschäftsführer mitbringen muss.

Kommunikationsfähigkeit beim Geschäftsführer

Ein Geschäftsführer repräsentiert ein Unternehmen nach außen hin. Einerseits verbinden Geschäftskunden, die mit dem Geschäftsführer zu tun haben, diesen unweigerlich mit dem Unternehmen. Andererseits ist er verantwortlich für alle Rechtsansprüche Dritter gegenüber dem Unternehmen.

Deshalb ist eine gute Kommunikationsfähigkeit für einen Geschäftsführer unverzichtbar. Er muss einerseits Kunden überzeugen können, was insbesondere in der Gründungsphase von Bedeutung ist. Denn einen eigenen Außendienst oder Vertrieb werden Gründer noch nicht unterhalten wollen und können. Andererseits muss er auch in Verhandlungen mit Banken und anderen Behörden treten. Dabei muss er seine Wünsche und seine Ziele klar darlegen und das Gegenüber von seinem Konzept überzeugen können.

Entscheidungsfreudigkeit beim Geschäftsführer

Viele Entscheidungen innerhalb eines Unternehmens sollten sorgfältig durchdacht werden. Im allgemeinen Tagesgeschäft gibt es aber immer wieder Entscheidungen, die kurzfristig getroffen werden müssen. Dies gilt umso mehr, wenn es sich um junge, noch nicht am Markt etablierte Unternehmen handelt. Der Geschäftsführer muss diese Entscheidungen dann zügig treffen können, ohne dabei einfach aus dem Bauch heraus zu entscheiden.

Motivationsfähigkeit beim Geschäftsführer

Auch wenn viele Existenzgründer ihr Unternehmen zunächst als Einzelunternehmen oder Ein-Mann-Gesellschaft gründen – laufen die Geschäfte gut, wird es unumgänglich, Mitarbeiter einzustellen. Ein guter Geschäftsführer zeichnet sich dann dadurch aus, dass er seine Mitarbeiter motivieren kann. Er sollte sie informieren, damit sie wissen, warum ihre Aufgaben auf diese oder jene Weise erledigt werden müssen, aber auch motivieren. Nicht immer sind hierfür finanzielle Anreize notwendig.

Kenntnisse des Geschäftsführers

Ein Geschäftsführer der modernen Welt sollte sich in allen betrieblichen Belangen von A wie Abschreibung bis Z wie Zession bestens auskennen. Er muss prüfen können, ob die Mitarbeiter in der Buchhaltung ihre Arbeiten richtig verrichten und ob der Steuerberater gut arbeitet. Ein gutes Wissen in Steuerfragen und kaufmännischen Angelegenheiten ist ebenso wichtig, wie die Kenntnisse um den Ablauf der Produktionsprozesse.
 

Zeitmanagement mit der ABC-Analyse

5. Oktober 2009 in Unternehmensführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 4 von 11 der Serie

Jeden Tag müssen Fachkräfte, ganz gleich ob es sich um eine Sekretärin oder einen Manager handelt, zahlreiche Aufgaben bewältigen. Oftmals handelt es sich hierbei auch um Arbeiten, die eigentlich nicht dem klassischen Aufgabengebiet des Einzelnen entsprechen. Diese Aufgaben mit einer gewissen Priorität zu versehen, fällt den meisten Menschen sehr schwer. Aus diesem Grund wurde vor einigen Jahren die ABC-Analyse entwickelt. Mittlerweile wird diese aufgrund ihrer einfachen Konzeption und der simplen Übertragung in den meisten Unternehmen und Abteilungen angewandt.

Was ist die ABC-Analyse?

Bei der ABC-Analyse handelt es sich um eine besondere Form des Zeitmanagements, die dem Einzelnen bei der Wertung der Aufgaben unterstützen soll. Anhand dieser Methodik sollen alle anfallenden Aufgaben in Bezug auf ihre Prioritäten gewichtet werden. Hierbei geht die ABC-Analyse auf zwei Faktoren ein. Neben der Wichtigkeit handelt es sich um die Dringlichkeit. Zum einen kann man anhand der ABC-Analyse die einzelnen Aufgaben planen und koordinieren, zum anderen kann man jedoch auch die bisherige Zeitverwaltung prüfen und anhand der sich zeigenden Ergebnisse verbessern. In diese Methodik müssen sowohl neue Aufgaben als auch zahlreiche Routinearbeiten einbezogen werden.

Die ABC-Analyse lässt sich sehr einfach mit dem Alltag einer Sekretärin erläutern. Neben dem Führen des Postein- und -ausgangsbuches hat sie zahlreiche weitere Schreib- und Büroarbeiten zu erledigen. Hierbei handelt es sich unter anderem um die Koordination des Geschäftsverkehrs, die Strukturierung der Dienstreisen, das Planen von Veranstaltungen und Meetings, das Durchgeben von Bestellungen und den Telefonservice. Mit der ABC-Analyse lassen sich alle diese Aufgaben bewerten und in eine funktionierende Reihenfolge bringen.

Die Säulen der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse stützt sich in ihrer Gesamtheit auf drei Säulen, die anhand der Buchstaben A, B und C bezeichnet werden. Als A-Aufgaben müssen Tätigkeiten verstanden werden, die wichtig und zugleich auch dringend sind. Hierbei kann es sich im Alltag einer Sekretärin um neue Bestellungen für die Bewältigung von Aufträgen handeln. Die B-Aufgaben können als durchschnittlich wichtig angesehen werden, sind allerdings nicht eilig, somit können sie auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden. Hierbei kann es sich zum Beispiel um die Antwort eines Geschäftsbriefes handeln, der sich unter anderem auf eine Kundenanfrage bezieht. Dieser muss nicht sofort bearbeitet werden, sondern kann auch in der To-Do-Liste des nächsten Tages an der richtigen Stelle seinen Platz finden.

Als C-Aufgaben werden alle Tätigkeiten bezeichnet, die nicht sehr wichtig sind. Für diese Aufgaben hat eine Sekretärin im Grunde zwei Möglichkeiten. Zum einen kann sie sie delegieren, zum Beispiel an einen Praktikanten oder Auszubildenden und zum anderen kann sie sie in einzelnen Fällen von der Aufgabenliste streichen. Ein klassisches Beispiel für das Delegieren ist hierbei das Anfertigen von Kopien verschiedenster Dokumente. Diese Arbeit kann auch von einem Praktikanten problemlos übernommen werden und die Sekretärin schafft sich ein ansprechendes Zeitfenster für die wichtigen und eiligen Aufgaben.

Die Reihenfolge ist entscheidend

Anhand der einzelnen Buchstaben, die im Rahmen der ABC-Analyse verwendet werden, heißt es nun die Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen. Hierbei bedient man sich abermals an der Reihenfolge der Buchstaben. Grundsätzlich kommen die C-Aufgaben zum Schluss. Als erstes werden somit die A-Aufgaben eines Tages von der Sekretärin erledigt.

Zeitangaben verwenden

Wer seine eigene Leistungsfähigkeit entscheidend verbessern möchte, kann die ABC-Analyse durch präzise Zeitangaben erweitern. Somit legt die Sekretärin für jede Aufgaben, die sie erledigen muss, ein genaues Zeitfenster fest. Dieses kann durch die Angabe von Stunden oder Minuten, aber auch durch eine Spanne bei der Uhrzeit erfolgen. Wichtig ist hierbei, dass darauf geachtet wird, dass sich alle A-Aufgaben in einer Zeit befinden, in der man selbst besonders leistungsfähig ist. Auf diese Art und Weise kann man die Bewältigung der Aufgaben beschleunigen und die eigene Leistung deutlich verbessern.

Quelle: http://www.poeschel.net
 

XING für Geschäftskontakte

4. Oktober 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 3 von 9 der Serie

Die Werbung ist für Unternehmen besonders wichtig. Doch ein umfangreiches Kontaktnetzwerk, um nicht zu sagen, Beziehungen, genießen auch in der heutigen Businesswelt einen hohen Stellenwert. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass die Kontakte aufgebaut und gepflegt werden. Das ist besonders einfach mit der Plattform XING möglich.

XING bringt Geschäftsleute zusammen

Egal, ob der Gründer auf der Suche nach potenziellen Kunden im Businessbereich ist oder nach Kooperationspartnern, XING bietet eine einfache Möglichkeit der Kontaktaufnahme. Wer gezielt bestimmte Kontakte sucht, wird schnell fündig. Ob die Suche einen Anwalt betrifft oder einen Lieferanten, mit Hilfe der gewünschten Branche lassen sich die Fachleute schnell finden.

Ein Klick reicht aus, um eine Kontaktanfrage zu senden. Hierbei sollten Gründer darauf achten, eine aussagekräftige Nachricht in der Anfrage unterzubringen. Nur so können sie sich von anderen abheben. Denn auf XING erhält jedes Mitglied unzählige Kontaktanfragen, so dass es nur die bestätigen wird, die ihm einen Nutzen bieten.

Wichtig ist die Plattform XING ebenfalls für weltweite Kontakte. Denn die Community ist in mehr als 200 Ländern vertreten, so dass sich schnell Kooperationspartner auch international finden lassen. Die Vorgehensweise ist dieselbe, wie bei der Kontaktaufnahme mit deutschen Mitgliedern. Dadurch lassen sich schnell wichtige Geschäftskontakte knüpfen.

XING und die Gruppen

Zahlreiche Gruppen organisieren sich ebenfalls in XING. Diese Expertengruppen tauschen sich untereinander aus und stehen sich mit Rat und Tat zur Seite. Wer nach einem Expertenrat sucht, kann diesen in der richtigen XING-Gruppe schnell finden. Im Gegensatz zur Nachfrage beim Experten wird hierbei keine Gebühr verlangt. Allerdings sollte jeder Gründer auch sein Expertenwissen preis geben. Denn eine Plattform wie XING lebt vom Geben und Nehmen.

Wer sich in einer Gruppe anmeldet, sollte in dieser nach Möglichkeit auch aktiv werden. Das heißt, es sollten eigene Beiträge geschrieben und Fragen gestellt, sowie beantwortet werden. Das hat dann gleich mehrere Vorteile. Zum einen weist sich der Gründer als Experte seines Gebiets aus. Zum anderen wird er immer wieder gesehen, wenn andere in diesen Gruppen mitlesen. Dadurch können sich wiederum neue Kontakte ergeben, die nicht selten hilfreich für das eigene Geschäft sind.

Um bei XING erfolgreiche Kontakte knüpfen zu können, sollten Gründer jedoch auch die notwendige Zeit mit einbringen. Denn nur, wer sich aktiv an der Plattform beteiligt, zeigt sein Interesse an dieser. Deshalb sollte XING nicht wie viele private Netzwerke nur alle paar Wochen aufgesucht werden.

XING und die Adressverwaltung

Auch für die Verwaltung von Adressen und Terminen eignet sich XING besonders gut. Die Kontakte können als vCard direkt ins eigene E-Mail-Programm übernommen werden. Ein aufwändiges Führen einer Kartei ist nicht mehr notwendig. Denn jeder Geschäftspartner pflegt seine Kontaktdaten selbst.

Die schnelle Kontaktaufnahme via XING-interner Mitteilungen ist ebenso gewährleistet. Insbesondere wenn gerade kein Zugriff auf das eigene E-Mail-Konto besteht, können über XING dennoch Anfragen geschickt werden.

XING und die Kosten

Grundsätzlich kann man sich bei XING als Basis-Mitglied anmelden. Die Mitgliedschaft ist dann kostenfrei. Allerdings stehen dann nicht alle Funktionen der Plattform zur Verfügung. Professioneller sieht es dagegen aus, wenn man zum Premium-Mitglied wird. Die Kosten halten sich durchaus in Grenzen, die Verträge laufen in der Regel über zwei Jahre.

Quellen:
http://www.rumohr.de/blog/2007/zehn-tipps-fuer-die-geschaeftliche-nutzung-von-xing/
http://www.adconion.com/de_de/site-representation/site-representation-sxing.html
 

Zeitmanagement mit dem Eisenhower-Prinzip

4. Oktober 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 10 von 11 der Serie

Täglich warten zahlreiche Aufgaben auf eine Fachkraft. Bereits eine Assistentin der Geschäftsführung hat meist einen vollen Terminkalender, einen Schreibtisch, auf dem sich Papiere stapeln und eine Vielzahl von Tätigkeiten zu erledigen, die als kleiner Bonus in ihren Händen landen. Wer hier weder den Überblick noch den Erfolg verlieren möchte, muss sich eines Zeitmanagements bedienen.

Grundsätzlich wissen alle Fachleute und auch Manager, dass man das Wichtigste im Alltag zuerst erledigen muss, doch gerade dieser Philosophie folgen nur Ausnahmen. Immerhin richtet sich die Abarbeitung der einzelnen Aufgaben auch nach den Vorlieben des Einzelnen, dem Druck von außen und zeitweise auch nach der Zettelreihenfolge auf dem Schreibtisch. Ein bekanntes und zugleich auch effektives Zeitmanagement wird durch das Eisenhower-Prinzip konkretisiert.

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Hinter dem international bekannten Eisenhower-Prinzip verbirgt sich eine Variante des individuellen Zeitmanagements. Benannt wurde diese Gliederungsform nach dem ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten Eisenhower. Anhand von dieser Gliederung soll es dem Arbeitenden erleichtert werden, Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuschätzen und zu bearbeiten.

Systematisch sollen Fachkräfte somit lernen, dass sie die wichtigsten Aufgaben grundsätzlich zuerst erledigen. Das Eisenhower-Prinzip kann auf alle Arbeitsbereiche und Stellungen übertragen werden. Somit kann es sowohl die Assistentin der Geschäftsleitung als auch der Maler in einem kleinen Betrieb nutzen, um die eigenen Aufgaben zu gliedern. Folgend wird der Ablauf des Eisenhower-Prinzips anhand des Arbeitsbereiches einer Assistentin der Geschäftsführung erläutert.

Die Funktionsweise des Eisenhower-Prinzips

Im Grunde handelt es sich beim Eisenhower-Prinzip um eine sehr einfache Variante des Zeitmanagements. So werden alle Aufgaben, die eine Fachkraft zu erledigen hat, in vier Bereiche gegliedert. Die beiden Eigenschaften, anhand derer die Aufgaben bewertet werden, sind die Wichtigkeit und die Dringlichkeit. Damit ergeben sich vier Formen von Aufgaben.

Zum einen handelt es sich um die Aufgaben, die wichtig und eilig sind, zum anderen um die, die wichtig sind, aber nicht eilig. Des Weiteren gibt es Tätigkeiten, die eilig, jedoch nicht wichtig sind und Bereiche, die weder wichtig noch eilig sind. Genau diese Bereiche verschwinden vom Schreibtisch und landen im Papierkorb. Bei einer Assistentin der Geschäftsführung kann es sich hierbei zum Beispiel um das unnötige zusätzliche Bearbeiten von Dokumenten handeln, die mit einem Marker gegliedert werden soll, jedoch bereits über eine ausreichende Übersichtlichkeit verfügen. Diese Aufgaben können getrost aus dem Arbeitsbereich gestrichen werden.

Wichtige und eilige Aufgaben

Aufgaben, die eine Assistentin der Geschäftsführung erledigen muss, die sowohl wichtig als auch eilig sind, werden grundsätzlich sofort bearbeitet. Sie werden nicht delegiert, also nicht an einen Mitarbeiter weitergegeben. Hierbei kann es sich zum Beispiel um das Begleichen von Rechnungen, sowie das Führen von Buchungskonten handeln. Zu diesen Bereichen müssen auch kurzfristige Änderungen bei Bestellungen gezählt werden, die die Assistentin entgegennimmt.

Eilige, jedoch nicht wichtige Aufgaben

Tätigkeiten, die zwar dringend und schnell erledigt werden müssen, im Grunde jedoch nicht wichtig sind, werden delegiert. Das heißt, sie werden an Mitarbeiter abgegeben. Bei einer Assistentin der Geschäftsführung landen täglich zahlreiche Unterlagen, die schnell kopiert werden müssen. Diese können getrost an einen anderen Mitarbeiter, wie zum Beispiel eine Sekretärin, abgetreten werden. Auch das Ausstellen von Urlaubsbescheinigungen gehört zu eben diesen Aufgabenbereichen.

Aufgaben die wichtig, aber nicht eilig sind

Wichtige Aufgaben sollten von einer Fachkraft grundsätzlich selbst bearbeitet werden. Wenn diese jedoch nicht eilig sind, müssen sie einem passenden Zeitfenster im eigenen Timer vermerkt werden. Zum eingetragenen Zeitpunkt müssen sie schließlich bearbeitet werden. Hierbei handelt es sich um Tätigkeiten, die man im Grunde noch in die Warteschleife legen kann.

Bei einer Assistentin der Geschäftsführung kann es sich hierbei zum Beispiel um die Organisation einer Dienstreise handeln, die erst in zwei bis drei Monaten stattfinden soll. Die Buchung eines Hotelzimmers und eines Mietwagens kann getrost um ein bis zwei Wochen verschoben werden, sodass sie sich zunächst ein freies Zeitfenster für wichtige und eilige Aufgaben verschafft.

Quelle: http://www.methode.de
 

Stärken und Schwächen erkennen mit der SWOT-Analyse

3. Oktober 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 9 von 11 der Serie

Mit den Jahren hat sich die SWOT-Analyse zu einem gängigen Arbeitsbereich in größeren Unternehmen entwickeln können. Diese Analyse setzt sich mit den innerbetrieblichen Aspekten eines Unternehmens auseinander und geht hierbei auf die Stärken und Schwächen der einzelnen Ebenen ein. Im Grunde handelt es sich hierbei um eine Form der modernen Strategiefindung, die auf vier Säulen basiert, die gemeinsam jedoch die Stärke eines Unternehmens ausmachen.

Was ist die SWOT-Analyse?

Bei der SWOT-Analyse handelt es sich um eine präzise Untersuchung der Stärken und Schwächen eines Unternehmens. Anhand der Ergebnisse sollen Möglichkeiten und Chancen charakterisiert werden, die für einen Betrieb eine mögliche Verbesserung realisieren können. In Deutschland ist die SWOT-Analyse überwiegend unter der Bezeichnung Potenzialanalyse bekannt. Der deutsche Begriff ist hierbei wesentlich erklärender als die internationale Bezeichnung. Durch die Ergebnisse soll demnach das Potenzial eines Betriebes begreiflich gemacht werden.

Als praktisches Beispiel könnte man hierbei eine Werbeagentur nennen. Durch die Analyse der eigenen Stärken und Schwächen, zum Beispiel im grafischen und konzeptionellen Bereich, kann man erkennen, welche Chancen die Agentur auf dem Markt hat.

Die Eigenschaften der SWOT-Analyse

Durch die zahlreichen Erfahrungen, die in den vergangenen Jahren zum Thema SWOT-Analyse gesammelt wurden, wird deutlich, dass es sich hierbei um eine sehr aufschlussreiche Untersuchungsmethode handelt. Anhand dieser Untersuchungen können die Eigenschaften des eigenen Unternehmens, aber auch der Konkurrenz konkretisiert werden. Zudem werden noch bisher unbemerkte und auch ungenutzte Potenziale offensichtlich. Das Ziel der SWOT-Analyse ist es, für die einzelnen Unternehmen Wettbewerbsvorteile zu schaffen und schließlich auch anzuwenden.

Eine Werbeagentur könnte anhand der SWOT-Analyse demnach erkennen, mit welchen neuen Produkten sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen könnte.

Die Säulen der SWOT-Analyse

Das Zentrum einer jeden SWOT-Analyse wird durch eine Vielzahl von Fragen gebildet. Anhand dieser Fragen werden die passenden Antworten auf einzelne Aspekte gefunden. Diese Antworten sollen schließlich als Fundament für Verbesserungen angesehen werden. Diese Säulen einer SWOT-Analyse sind zum einen die Stärken und Schwächen eines Unternehmens und zum anderen die Chancen und Gefahren, die sich aus den vorangegangenen ergeben. Bei den Schwächen und Stärken handelt es sich um die einzigen internen Faktoren, die in eine SWOT-Analyse einbezogen werden. Die Chancen und Gefahren sind hingegen externe Segmente und beziehen sich meist auf die Gesamtheit des Marktes.

Bezieht man die praktische Erklärung wieder auf eine Werbeagentur, müssen die Stärken und Schwächen zum Beispiel in den Qualifikationen und Kenntnissen der Mitarbeiter und der Funktionstüchtigkeit der technischen Ausstattung gesehen werden. Gefahren wären zum Beispiel schnell wachsende Konkurrenzunternehmen und deren neue Produktideen. Chancen bilden bei einer Werbeagentur zum Beispiel neue Innovationen und Marktlücken.

Bei einer SWOT-Analyse müssen sowohl Trends als auch Schwierigkeiten in der eigenen Branche einbezogen werden, da nur so die gewünschten Ergebnisse erzielt werden können. Hierbei heißt es, die zahlreichen Faktoren kritisch zu beurteilen. Gerade bei den internen Aspekten fällt dies einem Unternehmen meist schwer. So müssen gerade bei Fragen, die sich auf die internen Bereiche eines Betriebes beziehen, mögliche Synergiepotenziale genannt werden.

Die Notwendigkeit von Reaktionen

Eine SWOT-Analyse soll in erster Linie ein Unternehmen zu den nötigen Reaktionen bewegen. Grundsätzlich hat ein Betrieb keinen Einfluss auf die allgemeinen Entwicklungen des Marktes. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um Chancen oder auch Risiken handelt. Es kann jedoch auf diese mit der nötigen Qualität reagieren. So kann die Beispiel-Werbeagentur auf eine neue Drucktechnik der Konkurrenz mit der Entwicklung eines ganz neuen Werbemittels reagieren und somit neues Marktpotenzial sichern.

Im Rahmen des so genannten Umweltscanning wird immer wieder darauf verwiesen, dass ein Unternehmen rechtzeitig auf alle Aspekte reagieren muss, da es nur so eine Überlebenschance hat und genau dieses Ziel verfolgt auch die SWOT-Analyse.

Quelle: http://www.themanagement.de/

Kostensenkungen und Produktionsoptimierung durch Kanban

2. Oktober 2009 in Unternehmensführung by Torsten Montag | No comments

Dieser Artikel ist Teil 8 von 11 der Serie

Das Kanbansystem ist die Schlüsselmethode, um in Zeiten sinkender Umsätze die Profitstabilität eines Unternehmens zu erhalten. Ziel dieser Methode ist es, die Produktions- und Logistikkosten drastisch zu reduzieren und den gesamten Produktionsprozess auf diese Einsparungsmaßnahmen abzustimmen.

Kanban ist keine Selbstverständlichkeit in der Praxis

Schon Ende der 1980er Jahre wurde die Kanbanmethode in Japan erfunden. In der Praxis findet sie dennoch in den meisten Unternehmen keine Anwendung. Auch wenn Verschlankungsprozesse in den letzten Jahren in Deutschland aufgrund veränderter wirtschaftlicher Situationen ständig Diskussionspunkt waren, so sind es weiterhin die Lieferengpässe oder auch die Maschinenstillstände, die gerade in der Autoindustrie bedeutsamen Raum einnehmen und die Profistabilität eines Unternehmens drastisch reduzieren.

Ablauf von Kanban

Ziel von Kanban ist es, die Produktion zentral zu organisieren und so eine Optimierung der Prozesse zu erreichen. Um dieses Ziel zu gewinnen, sind unterschiedliche Arbeitsprozesse erforderlich.

Zunächst erfolgt eine Gesamtanalyse des aktuellen Arbeitsprozesses. In der Folge werden Arbeitsprozesse synchronisiert und weitgehend standardisiert, da diese Maßnahmen optimale Kosteneinsparungen und Fehlervermeidung gewährleisten. Die Anlagenverbesserung ist ein weiterer Prozess im Rahmen der Anwendung von Kanban. Schließlich müssen Verbesserungen umgesetzt werden und das Management muss eine prozessorientierte Haltung verinnerlichen.

Für die Optimierung im Rahmen der Kanban-Methodik ist es wichtig, dass Produktionsmittel eine optimale Auslastung erfahren und dass die Losgrößen, die von einer Produktionsstelle zur nächsten fließen, optimal ausgelotet sind. Bei Kanban sieht die Produktionsplanung allerdings einen umgekehrten als den bekannten Ablauf vor, denn hier ist es Aufgabe eines jeden Prozesses, das benötigte Material zu holen und nicht, es geliefert zu bekommen. So wird die optimale Produktion von kleinsten Losgrößen in geringer Durchlaufzeit ohne Wartezeiten erreicht.

Zusätzliche Vorteile

Erforderliche Produktionsänderungen können schnell umgesetzt werden und die Qualität der Ergebnisse wird bereits innerhalb des Produktionsprozesses erwirkt und kontrolliert und nicht - wie bisher oftmals üblich - am Ende eines Produktionsprozesses geprüft und nachgebessert.

Wichtige Fragestellungen bei der Umstellung auf Kanban

Hier müssen zunächst die Vorstellungen von der Produktion abgeklärt werden. Wichtig ist in diesem Rahmen die Klärung der Frage, inwieweit Markanforderungen jetzt und unter der Nutzung von Kanban erfüllt werden sollen. Die Strategiefrage ist eine weitere Fragestellung, die vor dem Einsatz von Kanban geklärt werden sollte, um unternehmensoptimierte Veränderungen erzielen zu können.

Auch wichtig ist die Mitarbeiterbeteiligung an den Veränderungsprozessen, die im Unternehmen geplant sind. Hier können von Mitarbeitern wertvolle Hinweise für Verbesserungen ausgehen.

Die Umsetzung von Kanban in der Praxis

Ziel von Kanban ist eine Kostensenkung und gleichzeitige Produktionsoptimierung in der Praxis. Hierfür werden die Gesamtprozesse analysiert. Eine Fehlerquelle kann beispielsweise auf der Zulieferseite liegen, wo benötigte Teile nicht fristgerecht ausgeliefert werden und so über einen Wechsel nachgedacht werden sollte.

Die Prozesse zu synchronisieren ist die weitere Aufgabe und so kann beispielsweise schon die Veränderung bei der Rohstoffmaterialversorgung innerhalb des Betriebes gute Ergebnisse im Rahmen von Kanban bewirken. Werden nämlich z. B. Laufwege auf Null reduziert, ergibt sich automatische eine Verbesserung der Abläufe.

Die Prozessstandardisierung ist ein weiter Arbeitsschritt im Rahmen von Kanban. Tatsache ist, dass regelmäßige Abläufe in einem Produktionsablauf mit wesentlich weniger Fehlern behaftet sind und zudem auch eine Optimierung der Geschwindigkeit der Abläufe erreicht wird. So muss in der Praxis das Material in einem Arbeitsprozess in deutlich erkennbarer Menge auf immer derselben Fläche zu finden sein.

Visualisierung und Dokumentation bringt Sicherheit für Arbeitnehmer

Die Visualisierung und Dokumentation durch das Management bringt für Mitarbeiter letztlich nicht nur das Gefühl der Kontrolle, sondern eher das Empfinden, dass seitens des Managements Interesse an Abläufen besteht. So empfindet ein an der Produktion beteiligter Mitarbeiter die Kontrollfunktion des Managements bei guter Erklärung der Prozesse nicht als Überwachung, sondern viel eher als Unterstützung in der Umsetzung gemeinsamer Ziele, die bei Kanban auch im Vordergrund stehen.

Quelle: http://www.ebz-beratungszentrum.de/

Mit Total Quality Management (TQM) die Qualität steigern

1. Oktober 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 7 von 11 der Serie

Das Total Quality Management hat sich mit den Jahren zu einem Managementsystem entwickelt, über das die Meinungen weit auseinander gehen. Während die einen darin eine Abwandlung des bürokratischen ISO-Systems sehen, verstehen andere es als ein Erfolgsrezept. Doch ganz gleich, wie verschieden die Meinungen sind, die meisten kennen das Total Quality Management und wenden dieses auch bewusst oder auch unbewusst an. Beim Total Quality Management, das überwiegend nur unter der Abkürzung TQM bekannt ist, wird nicht nur die Qualität eines Produktes, sondern auch die Gesamtheit alle Abläufe und die damit verbundene Dokumentation verstanden.

Bei einem Bäcker umfasst es demnach zum einen die Qualität des Brotes, zum anderen aber auch die Überprüfung der Backvorgänge und der Rezeptinhalte sowie deren Aufzeichnung.

Die Grundlagen des Total Quality Managements

Das Total Quality Management basiert im Grunde auf der Qualitätssicherung in einem Unternehmen. In den 1970er Jahren haben Mitarbeiter zahlreicher Unternehmen versucht, verschiedenste Verbesserungen einzuleiten. Diese waren jedoch nur möglich, wenn die Qualität aller einzelnen Abläufe in einem Unternehmen einer stetigen Kontrolle unterlag. Diese reichen bei einem Produktionsunternehmen angefangen von der Kommunikationspolitik über die Produktion bis hin zu den innerbetrieblichen Abläufen. Nach TQM hat jeder Mitarbeiter einen Beitrag zur Qualität eines Unternehmens zu leisten. Somit werden bei diesem Managementsystem alle Mitarbeiter einbezogen, sowohl Praktikanten als auch leitende Angestellte.

Was spricht für TQM?

Viele Unternehmen, die TQM noch nicht effektiv betreiben, fragen sich, welche Punkte für diesen Aspekt sprechen. Dieses System wurde so entwickelt und optimiert, das es dem stetig wachsenden Wettbewerbsdruck aller Branchen standhalten kann. Somit lassen sich mit dem Total Quality Management Vorteile für ein Unternehmen schaffen, die sich auf dem Markt als deutlicher Vorsprung zeigen werden. Höhere Erträge und ein deutlich besseres Image sind hierbei die wichtigsten Ergebnisse von TQM.

Bezieht man das praktische Beispiel wieder auf einen Bäckereibetrieb, würde das Total Quality Management aufgrund einer überragenden Qualität der einzelnen Backwaren zu einem höheren Gewinn aufgrund eines besseren Images führen.

Die ersten Schritte für ein erfolgreiches Total Quality Management

Bei TQM handelt es sich nicht um einen Aufgabenbereich, der von kurzer Dauer ist, sondern um einen langwierigen Prozess, der in sich stimmig sein muss. Durch die verschiedensten Neuerungen kann es in einem Unternehmen zu Veränderungen bei der Qualität kommen, diese heißt es rechtzeitig zu erkennen. So kann ein Bäcker durch die Wahl eines neuen Mehlanbieters einen vollkommen anderen Geschmack bei den eigenen Backwaren erreichen. Genau diese Veränderung muss im Rahmen der TQM-Maßnahmen erkannt werden.

Wenn man mit Total Quality Management Erfolg haben möchte, muss man alle Bereiche eines Unternehmens in diesen Prozess einbinden. Hierbei handelt es sich insbesondere um das Management, also die führenden Köpfe eines Betriebes. Um dies umzusetzen, müssen Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, sodass sie ihre bereits vorhandenen Kenntnisse entsprechend ausbauen können. Die Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten für ein Unternehmen sollte bei Total Quality Management zudem als eine alltägliche Tätigkeit angesehen werden, denn nur so lassen sich auch tatsächliche Chancen erkennen.

Quelle: http://www.ephorie.de

Kontinuierliche Verbesserung mit Kaizen

30. September 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 6 von 11 der Serie

Während Kaizen global sehr bekannt ist, ist dieses Managementkonzept in deutschen Unternehmen eher die Ausnahme als die Regel. Viele Betriebe betreiben es jedoch unbewusst, zum Beispiel durch die Verbesserung von Produktionsanlagen und die Weiterbildung der Mitarbeiter. In den vergangenen Jahrzehnten hat sich Kaizen als eine bewährte Managementmethode einen Namen machen können.

Diese Methode wurde in der Zeit nach dem Zweiten Weltkrieg durch japanische Unternehmen ins Leben gerufen. Ziel war es einst, durch stetige Veränderungen Verbesserungen in einem Unternehmen zu erzielen und somit entsprechende Erfolge zu sichern. Die Entstehung von Kaizen kann in erster Linie auf die Probleme der japanischen Unternehmen nach dem Zweiten Weltkrieg zurückgeführt werden. Die Mehrzahl der Unternehmen musste bei null beginnen und sich neue Erfolge mit komplett neuen Strukturen erarbeiten.

Die Grundlagen von Kaizen

Die Bezeichnung Kaizen wird aus zwei Wörtern gebildet. Zum einen handelt es sich hierbei um das Wort „Kai“, das für Veränderungen steht und zum anderem um „Zen“. Dieses Wort wird in der deutschen Sprache mit der Kombination „zum Besseren" übersetzt. Somit verbirgt sich hinter dieser Managementmethode die Überzeugung, dass Veränderungen zur Verbesserung eines Unternehmens führen.

Ein Manager wird jeden Tag vor ganz neue Aufgaben und Herausforderungen gestellt. Diese Aufgaben sind es, die ihn prägen und auch verändern. Durch die Erfahrungen, die er durch diese sammelt, entwickelt er sich weiter. Er muss auf Veränderungen eingehen, um diese mit Erfolg meistern zu können. Somit muss er seine bisher angewandte Strategie verändern, dadurch verändert er jedoch auch sich selbst und seine Erfahrungen und Arbeitsweise.

Genau das ist Kaizen. Eine stetige Veränderung und Weiterentwicklung eines Unternehmens ist die Grundlage für das geschäftliche Überleben, ganz gleich ob es sich um eine Online Marketing Agentur oder einen kleinen Handwerksbetrieb handelt. Somit wird deutlich, dass sich aus der Managementmethode Kaizen im Grunde eine Unternehmensphilosophie entwickeln konnte.

Management und Kaizen

Das Kaizen ist als eine Managementmethode bekannt, somit wird deutlich, dass diese beiden Segmente grundsätzlich gegenseitig aufeinander basieren. Jedes Unternehmen verfügt über ein eigenes Management. Hierbei kann es sich um ein Team von Abteilungsleitern, aber auch nur um eine einzelne Person handeln. Dieses Management hat grundsätzlich zwei Aufgaben. Zum einen handelt es sich um die Erhaltung des Unternehmens und zum anderen um die andauernde Verbesserung.

Letzteres wird durch Kaizen ermöglicht und auch realisiert. Die Verbesserung umfasst hierbei alle Aufgaben, die sich auf die Optimierung von verschiedensten Prozessen und auch Standards konzentrieren. Aber auch die Verbesserung der Fähigkeiten der Mitarbeiter kann zum Kaizen gezählt werden. Hierbei können die Weiterbildungen, Schulungen, aber auch die Anpassungsfähigkeit an neue Inhalte und Prozesse von Mitarbeitern als praktische Beispiele des Kaizens angesehen werden.

Der Manager ist der führende Kopf

Beim Kaizen hat sich ein Manager jedoch nicht nur um seinen alltäglichen Arbeitsbereich, sondern auch um seine Mitarbeiter zu kümmern. Ein Unternehmen kann sich nur verbessern, wenn sich auch die Mitarbeiter verändern. So kann eine moderne Produktionsanlage in einem Industriebetrieb nur dann den gewünschten Erfolg erbringen, wenn die zuständigen Arbeiter wissen, wie sie sie bedienen müssen.

Jeder Mitarbeiter erhält von einem Manager gewisse Standards. Diese müssen im Rahmen des Kaizens verbessert werden, da sich nur so die Mitarbeiter verändern und anpassen. Dies ist zum einen durch Weiterbildungen möglich, zum anderen aber auch durch das Vermitteln von Disziplin und Vertrauen. Ein Manager muss für die eigenen Verbesserungen seine Mitarbeiter stetig motivieren, da er nur so damit rechnen kann, dass sie sich maximal für das Unternehmen engagieren.

Sobald eine Führungskraft einen neuen Aufgabenbereich beherrscht, muss er sich mit möglichen Verbesserungen auseinandersetzen. Werden so neue Materialien bei einem Dachdeckerbetrieb verwendet und die Mitarbeiter wissen, wie sie diese zu handhaben haben, muss sich eine Führungskraft zum Beispiel mit einem günstigeren Lieferanten auseinandersetzen. Somit können in einem Unternehmen neue Erfolge durch höhere Gewinne bei einem bestimmten Material geschaffen werden.

Möglichkeiten der Verbesserungen

Das Kaizen bezieht sich in seiner Gesamtheit auf verschiedene Instrumente, die der Verbesserung der einzelnen Unternehmen dienen sollen. Hierbei bedienen sie sich verschiedenster Möglichkeiten. Neben den bekannten Instrumenten nutzen viele Unternehmen aber auch Maßnahmen, die sie selbst entwickelt haben und die mit dem gewünschten Erfolg verbunden sind.

Ein wichtiges Element der stetigen Verbesserung ist selbstverständlich die Qualitätskontrolle. Nur wenn ein Bäcker weiß, wie sein Brot schmeckt und welche Konsistenz es aufweisen kann, hat er auch die Möglichkeit, es zu verbessern. Die Qualitätskontrolle muss stetig erfolgen, denn nur so können einzelne Mängel bei Produkten und Dienstleistungen rechtzeitig erkannt werden.

Der Deming-Kreis

Ein weiteres Instrument des Kaizens ist der so genannte Deming-Kreis. In Deutschland ist er auch als PCDA-Kreis oder Vergleichszyklus bekannt. Diese Möglichkeit zur Verbesserung basiert auf drei Säulen und wurde von W. E. Deming, einem US-amerikanischen Professor entwickelt. Bei diesen Säulen handelt es sich um Plan, Do und Check. Im Deutschen könnte man diese auch als Planen, Durchführen und Überprüfen bezeichnen.

Am besten lässt sich der Deming-Kreis anhand eines Bäckers beschreiben, der sein Brot verbessern möchte. Bevor er sich an das Anfertigen des Teiges machen kann, muss er planen, welche Zutaten in dem neuen Rezept enthalten sein sollen. Stehen diese fest, kann er mit dem Teig und letztlich mit der kompletten Herstellung des Brotes beginnen. Ist das Brot fertig, muss er die Qualität der neuen Ware prüfen. Das heißt, er muss das Brot probieren.

Durch die Kombination dieser drei Säulen lassen sich in einem Unternehmen stetige Verbesserungen realisieren, da sie wie auch das gesamte Kaizen aufeinander aufbauen und ineinandergreifen. Somit ergänzen sie sich so perfekt, dass sie ein optimales Ergebnis schaffen.

Quellen:
http://www.4managers.de
http://www.business-wissen.de

Die Nutzwertanalyse als Entscheidungshilfe

29. September 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 5 von 11 der Serie

Die Nutzwertanalyse hat sich mit den Jahren zu einem gängigen Hilfsmittel in zahlreichen Unternehmen entwickeln können. Die Nutzwertanalyse wurde in der Vergangenheit als eine grundlegende Entscheidungshilfe entwickelt und genau dieser Aspekt ist es, der auch von den Anwendern beachtet werden sollte. Eine Nutzwertanalyse soll einem Unternehmen einen Mehrwert liefern und Entscheidungen in allen Bereichen, ganz gleich ob es sich um die Produktentwicklung oder das Personalwesen handelt, erleichtern.

Jede Entscheidung, unabhängig von demjenigen der sie trifft, ist für ein Unternehmen wichtig und kann über den individuellen Erfolg, aber auch die eigentliche Existenz entscheiden. Aus diesem Grund muss darauf geachtet werden, dass Entscheidungen in allen Ebenen eines Betriebes genau durchdacht und zugleich auch gut überlegt getroffen werden.

Was ist eine Nutzwertanalyse?

Bei der Nutzwertanalyse handelt es sich um eine spezielle Methode, die in der Phase der Entscheidungsfindung eines Unternehmens eingesetzt wird. Sie ist so konzipiert, dass sie auf alle Fragen oder auch anstehenden Entscheidungen übertragen werden kann. So kann sie sowohl als Hilfe bei der Wahl zwischen zwei neuen Produkten als auch bei der Entscheidung zwischen drei neuen Mitarbeitern als Unterstützung zur Hand genommen werden. Durch sie sollen neue Blickwinkel und Ansichten geschaffen werden, sodass für den Einzelnen die eigene Entscheidung leichter fällt und sie zudem auf Fakten beruht. Eine Nutzwertanalyse muss bei allen Punkten zusätzliche Sicherheit verleihen.

Als praktisches Beispiel kann die Suche nach einem neuen Mitarbeiter in einem Unternehmen angesehen werden. Unter drei Kandidaten der richtige Bewerber ausgewählt werden. Für die Zukunft des Unternehmens handelt es sich hierbei um eine wichtige Entscheidung. Mit der Nutzwertanalyse sollen bei den eigenen Überlegungen Punkte herausgestellt werden, die als Argumente bei der eigenen Entscheidung für einen neuen Mitarbeiter Anwendung finden können.

Das Ziel einer Nutzwertanalyse

Im Rahmen der Nutzwertanalyse wird für jede Entscheidungsalternative ein Nutzwert festgelegt, denn jede Entscheidung basiert auf mehreren Möglichkeiten. Jede Möglichkeit hat hierbei einen Vorteil oder auch Nutzen für das Unternehmen. Durch die Nutzwertanalyse soll festgestellt werden, welcher Vorteil oder auch Nutzwert für einen Betrieb der größte und zugleich auch wichtigste ist.

Das Besondere an der Nutzwertanalyse ist, dass es mit ihrer Hilfe möglich wird, mehrere Alternativen mathematisch zu bewerten, auch wenn es sich um kein wirtschaftliches Problem handelt.

Um die einzelnen Vorteile erkennen zu können, kommt es im Rahmen der Nutzwertanalyse zu einem umfangreichen Vergleich, in dem die Alternativen genauestens gegenübergestellt werden. Damit anhand von diesen Vorteilen gearbeitet werden kann, werden sie bei der Nutzwertanalyse mit Zahlen bewertet. Anhand dieser Zahlen erfolgt schließlich die individuelle Entscheidung.

Die Zahlen sollen hierbei die Wertigkeit der einzelnen Entscheidungsalternativen symbolisieren. Nur wenn diese entsprechend gut sind, sollte man sich auch für die Möglichkeit entscheiden. Der höchste Nutzwert wird bei der Nutzwertanalyse immer demjenigen zugeteilt, der die beste Lösung für ein Unternehmen darstellt.

Muss man sich also zwischen drei Bewerbern für eine neue Fachkraft entscheiden, werden die fachlichen und auch persönlichen Kenntnisse und Vorzüge der Einzelnen einander gegenübergestellt. Der Bewerber, der am besten zum Unternehmen passt und die umfangreichsten Erfahrungen und Kenntnisse mitbringt, wird schließlich anhand des höchsten Nutzwertes charakterisiert. Als Ergebnis der Nutzwertanalyse wird er schließlich auch in dem Betrieb die neue Stelle entgegennehmen und somit dem Unternehmen einen Nutzen oder auch zusätzlichen Gewinn ermöglichen.

Wann kann eine Nutzwertanalyse angewendet werden?

Im Grunde kann man eine Nutzwertanalyse bei allen anstehenden Entscheidungen anwenden. In den letzten Jahren haben sich jedoch einzelne Bereiche für diese Methodik besonders in den Fokus heben können. Hierbei handelt es sich insbesondere um Kriterien, die einen weichen Charakter haben. Unter diesen müssen alle Facetten verstanden werden, die nicht durch Zahlen oder einen konkreten Geldwert ausgedrückt werden können.

Ein klassisches praktisches Beispiel sind hierbei die einzelnen Erfahrungen und Kenntnisse eines Bewerbers, der einen neuen Arbeitsbereich in einem Unternehmen antreten möchte. Anhand der Nutzwertanalyse kann ein Personalchef oder auch Unternehmer wesentlich sicherer eine Entscheidung treffen.

Die grundlegenden Schritte einer Nutzwertanalyse

Eine Nutzwertanalyse ist im Grunde eine sehr komplexe Methodik, die auch ein gewisses Zeitfenster erfordert. Wer hierbei den gewünschten Erfolg in Form einer richtigen Entscheidung erzielen möchte, muss zunächst einige Vorbereitungen treffen. Wichtig ist bei der Nutzwertanalyse, eine Arbeitsweise zu wählen, die sich der Situation auch möglichst perfekt anpasst. Zunächst müssen also die Entscheidungsalternativen festgelegt werden. Hierbei ist beispielsweise aus einem Pool an zahlreichen potenziellen Mitarbeitern eine engere Auswahl zu treffen. Der Personalchef wählt aus 100 Bewerbungen drei Mappen oder auch Persönlichkeiten aus, die seinen Ansprüchen besonders gut gerecht werden.

Für diese Bewerber müssen schließlich die passenden Kriterien für die Entscheidung festgelegt werden, denn hierbei handelt es sich um den zweiten Schritt der Nutzwertanalyse. Bei den Kriterien muss darauf geachtet werden, dass diese zu der angestrebten Entscheidung passen, da sie nur so in der Nutzwertanalyse auch die gewünschte Funktion übernehmen. Bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter kann es sich um die Persönlichkeit, die Qualifikation, die Erfahrung und das Wissen handeln. Anhand dieser vier Kriterien müssen schließlich „Punkte" vergeben werden. Bevor man damit beginnen kann, muss man sich bei einer Nutzwertanalyse ein gewisses Zahlenfenster festlegen, das die Wertung der einzelnen Kriterien verdeutlicht. Das wohl einfachste Zahlensystem sind hierbei die bekannten Schulnoten.

Anhand dieser Zahlen und den festgelegten Kriterien bewertet man im Rahmen der Nutzwertanalyse schließlich die einzelnen Bewerber. Somit lassen sich die Unterschiede anhand der Wertigkeiten, die durch Zahlen symbolisiert werden, ablesen.

Regeln für die Nutzwertanalyse

Bei der Nutzwertanalyse ist darauf zu achten, dass man nicht zu viele Kriterien festlegt, da die Methodik dann zum einen zu umfangreich und zum anderen zu ungenau wird. Es ist grundsätzlich darauf zu achten, dass diese die wichtigen Entscheidungsargumente symbolisieren. So ist es vollkommen ausreichend, wenn man sich für die Nutzwertanalyse vier oder auch fünf Kriterien bedient. Durch die Wahl genauer Kriterien schafft man sich bei der Nutzwertanalyse eine gelungene Basis für eine richtige Entscheidung, denn während der gesamten Methodik geht hierbei der eigene Überblick nicht verloren.

Beim Vergleich der einzelnen Kriterien, die im Rahmen der Nutzwertanalyse präsent sind, sollte man sich Zeit nehmen, denn nur dann hat man auch die Möglichkeit, diese richtig zu bewerten. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass die Objektivität gewahrt bleibt.

Quelle: http://community.easymind.info

Die Grundlagen des Projektmanagements

28. September 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 4 von 11 der Serie

In einem modernen Unternehmen ist häufig vom Projektmanagement die Rede. Sprach man in der Vergangenheit noch vom Projektieren, hat sich die neue Bezeichnung recht schnell in den Branchen etablieren können. Das Projektmanagement dient im Grunde der Bewältigung einzelner Projekte.

Hierbei kann es sich um die Entwicklung neuer Produkte, aber auch um die Erweiterung der Werbeformen in einem Unternehmen handeln. Obwohl dieser Arbeitsbereich seit Jahren in Unternehmen weltweit vorhanden ist, findet man bis heute keine klassische Definierung. Grundsätzlich wird zwischen mehreren Definitionen in Bezug auf das Projektmanagement unterschieden.

Wie lässt es sich definieren?

Eine bundesweit geltende Norm beschreibt das Projektmanagement als die Gesamtheit aller Führungsorganisationen, der damit verbundenen Aufgaben, Techniken und zur Verfügung stehenden Mittel. In ihrer Gesamtheit sollen diese der Erfüllung einer Aufgabe, also eines Projektes dienen. Bei der Entwicklung neuer Werbemittel würde somit die Marktforschung genauso zum Projektmanagement zählen wie die Kalkulation der Kosten, der Einsatz der Mitarbeiter, die Entwicklung der ersten Entwürfe und die tatsächliche Umsetzung der neuen Kommunikationsmittel.

Über dem gesamten Projektmanagement steht grundsätzlich der Projektmanager. Hierbei kann es sich sowohl um den Chef eines Unternehmens oder den Abteilungsleiter als auch um eine spezielle Fachkraft handeln. Die Aufgabe des Projektleiters oder auch Managers ist es, die einzelnen Aufgaben zu überwachen und die Arbeiten zu delegieren. Somit wird beim Beispiel der Werbemittel der Entwurf des neuen Logos an einen Grafiker und die Kalkulation der Kosten an einen Controller übergeben.

Die ersten Schritte

Beim Projektmanagement handelt es sich um einen äußerst komplexen Arbeitsbereich, da es nicht nur die eigentlichen Strukturen, sondern auch alle vorhandenen Details umfasst. Um diesen Arbeitsbereich bewältigen zu können, wird das Projektmanagement in einzelne Strukturen und auch Schrittfolgen gegliedert. Zunächst erfolgt das Festlegen der eigentlichen Projektstruktur.

In diesem Schritt werden alle Arbeiten, die damit in Verbindung gebracht werden, gelistet und auch bewertet. Als Beispiel kann bei der Entwicklung neuer Werbemittel die Marktforschung, die Kundenbefragung und ein Brainstorming genannt werden.

Ein Team bilden

Im Anschluss werden alle Bereiche, die sich in der Projektstruktur wiederfinden, auf Mitarbeiter aufgeteilt. Hierbei kommt es insbesondere auf die Teambildung an. Grundsätzlich bilden alle Fachkräfte, die sich an einem Projekt beteiligen, ein Team. Für einen Projektleiter ist es jedoch schwer, ein großes Team problemlos zu überblicken. Aus diesem Grund werden weitere kleine Gruppen von Mitarbeitern gebildet, die im Projektmanagement genau definiert werden.

Der Entwurf für ein neues Logo wird demnach aus einem Team von Grafikern übernommen. Jede Gruppe wird einer Person unterstellt, die den ständigen Kontakt mit dem Projektleiter hält. Wichtig ist es, einzelne Abläufe und einfache Strukturen im Projektmanagement zu schaffen, die von Beginn an eingehalten werden.

Feste Ziele setzen

Wurden Gruppen gebildet und Aufgaben definiert, muss im Rahmen des Projektmanagements die Zielsetzung erfolgen. Sicherlich handelt es sich hierbei um den erfolgreichen Abschluss des eigenen Projektes, doch dieser ist das Hauptziel. Ein Projektmanagement erfordert jedoch auch Zwischenziele, die zum einen der Übersichtlichkeit, zum anderen aber auch dem Erfolg und der Motivation dienen. Die Zwischenziele sollten beim Projektmanagement vom Projektleiter in enger Kooperation mit den Gruppenleitern definiert werden.

Als Beispiel kann hierbei wieder die Entwicklung der Werbematerialien herangezogen werden. Der Projektleiter, zum Beispiel der Senior Art Director eines Unternehmens, setzt sich mit seinen Grafikleiter, den führenden Controllern und den ausgewählten Analysten zusammen und spricht mit ihnen einen konkreten Zeitrahmen für die einzelnen Aufgaben ab. So müssen die Maßnahmen der Marktforschung zum Beispiel in einem Zeitraum von zwei Wochen fertiggestellt werden. Die Auswertung erfolgt schließlich in der dritten Woche. Auf diese Art und Weise werden im Projektmanagement Ziele festgelegt und ein Zeitrahmen gesteckt.

Transparenz walten lassen

Das gesamte Projektmanagement muss transparent sein, denn nur so können Abläufe funktionieren und alle Mitarbeiter des Teams haben die Möglichkeit, sich effektiv einzubringen. Aus diesem Grund sollte der Plan, der zu Beginn der Arbeiten erstellt wird, jedem Mitarbeiter ausgehändigt werden. Hierbei handelt es sich sowohl um die festgelegten Ziele als auch um die einzelnen führenden Personen und Zahlen, wie zum Beispiel Kosten, die sich mit einem Projekt auseinandersetzen. Täglich liegt dieser Plan zudem an der passenden Stelle im Büro aus, sodass gegebenenfalls von Beteiligten nachgeschlagen werden kann. Bei der Transparenz von dem Projektmanagement spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Praktikanten in der Grafikabteilung oder einen alteingesessenen Buchhalter handelt. Wichtig ist es hierbei, Fairness walten zu lassen.

Jeder Mitarbeiter hat bei einem Projektmanagement eine bestimmte Aufgabe und mit dieser trägt er auch Verantwortung. Genau diese Verantwortung muss auch gegenüber den anderen Kollegen symbolisiert werden, denn nur so verhindert man bei einem großen Projekt Chaos und Zeitverschiebungen.

Quellen:
http://www.4managers.de
http://www.business-wissen.de

Das EFQM-Modell – Regelmäßige Selbstbeurteilung ist gefragt

27. September 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 3 von 11 der Serie

Die EFQM hat ihre Gründung in der Mitte der 1980er Jahre in Brüssel erfahren. Hier wurde dieses Managementsystem entwickelt, das sich inzwischen in zahlreichen Unternehmen als Basisinstrument für die Arbeitserfüllung etabliert hat. Der European Quality Award wird seit dem Jahr 1992 jährlich vergeben und bekannte Unternehmen gehören seither zu den Preisträgern, die sich durch die konsequente Umsetzung des EFQM-Modells mit diesem Preis schmücken dürfen.

Die Zertifizierung, die zum Beispiel im Rahmen von ISO üblich ist, findet im EFQM-Modell allerdings keine Anwendung. Hier liegt der Hauptgedanke in der regelmäßigen Selbstbeurteilung, damit Verbesserungsmöglichkeiten und auch Stärken einzelner Mitarbeiter herausgearbeitet und sinnvoll unterstützt werden können.

Wie verläuft EFQM im Unternehmen?

Beim EFQM werden drei wichtige Säulen bedient, um eine Verbesserung der Abläufe im Unternehmen zu erzielen und die Stärken einzelner Mitarbeiter herauszuarbeiten. Neben der Betrachtung des Einzelnen spielen somit die Prozesse und die Ergebnisse, die gemeinsam erzielt werden, gleichermaßen große Rollen.

Neben den drei Basissäulen können auch andere Faktoren eine Rolle für die optimalen Arbeitsergebnisse darstellen. Wichtig für das EFQM ist, dass die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit ebenso wichtige Erfolgsfaktoren in Unternehmen sind wie die Arbeitsergebnisse und dass das Zusammenspiel unterschiedlicher Prozesse im Unternehmen hier für den Erfolg wichtiger Kritikpunkt ist und für die Erfolge eines Unternehmens somit neben der Fachkompetenz des Einzelnen wichtig ist.

Das EFQM-Modell stellt klar, dass es klare Zusammenhänge zwischen Befähiger und Ergebnissen gibt. Das Management der Ergebnisse ist also nicht ausreichend für den Erfolg, denn die Befähiger in die Prozesse mit einzubeziehen ist eine ebenso bedeutsame Aufgabe mit wichtigem Stellenwert für das Gesamtergebnis.

Gemäß EFQM machen Befähiger und Ergebnisse jeweils 50 Prozent des Erfolgs des Unternehmens aus. Die Vorgehensweisen finden beim EFQM eine ebenso hohe Bewertung wie das Ergebnis, auch wenn dieses letztlich den Erfolg des Unternehmens ausmacht. Dabei hat sich an der Gewichtung zwischen Befähigern und Ergebnissen seit den Anfängen von EFQM nichts verändert. Genau für diese Ergebnisoptimierung ist eine periodische Selbstbeurteilung erforderlich.

Konkrete Vorschriften in der Umsetzung werden bei EFQM vermieden, eher wird hier auf die individuelle Umsetzung in den Unternehmen gebaut. Daher wird den Unternehmen, die EFQM anwenden, auch nur ein Bewertungsrahmen an die Hand gegeben, deren Gestaltung aber individuell und frei in der Umsetzung im Unternehmen praktiziert wird.

EFQM in der Praxisanwendung

Das Modell ist in unterschiedliche Kriterien der Eigenbeurteilung unterteilt. Hierzu gehören sowohl die Führung als auch Prozesse und andere Kritikpunkte, die in der Gesamtbewertung berücksichtigt werden sollen, dabei aber individuell auf das Unternehmen zugeschnitten Anwendung finden.

Eine Beurteilung wird gemäß dem sogenannten RADAR-Prinzip durchgeführt. Dabei wird nach einer eigenen PDSA-Logik, also „Plan-Do-Study-Action", vorgegangen. Das heißt, die Planung, das Ausführen, das Erforschen und letztlich die Handlung stehen einzeln im Vordergrund der Beurteilung.

Zunächst werden die Ergebnisse festgelegt, die das Unternehmen mit seiner Politik und seiner Geschäftsstrategie bewirken möchte. Wichtig für diese zielorientierte Ergebnisfindung ist auch die Berücksichtigung der Bedürfnisse von Lieferanten, Mitarbeitern und Kunden. Um die Ergebnisse zu erzielen, ist auch eine Planung in strategischer Hinsicht notwendig.

Schließlich ist es die Umsetzung der durch Beurteilung und Reflektion erzielten Ergebnisse, die das Unternehmen auf den Erfolgsweg führt. Dabei muss eine systematische Vorgehensweise gewählt werden, um geplante Ergebnisse zu erzielen.

Die Kontrolle der angestrebten Ergebnisse wird über ein regelmäßig durchgeführtes Review sowie ein Assessment, also eine Bewertung der erzielten Ergebnisse, erreicht. Hierbei werden die Maßnahmen gleichermaßen bewertet und begutachtet und durch regelmäßige Messungen findet eine Prüfung statt. Weiterhin sind regelmäßige Lernaktivitäten eingeplant, um aus diesen Maßnahmen abzuleiten, die eine Verbesserung der Abläufe mit sich bringen.

Wieso EFQM als Managementinstrument einsetzen?

EFQM ermöglicht als nahezu geschlossenes System eine objektive Bewertung der Managemententscheidungen unter Berücksichtigung von sozialen als auch ökonomischen Aspekten und überschreitet damit die ansonsten technisch oder eher kostenorientiert ausgerichteten Bewertungsmodelle.

Der Überblick und das Verständnis für die gesamte Organisation werden durch den Einsatz von EFQM gestärkt und durch die Unterteilung des Modells ist auch eine Bearbeitung der firmeninternen Problematiken in einzelnen und getrennten Schritten möglich. Eine Schwerpunktsetzung mittels EFQM klammert das Gesamtziel nicht aus.

In der Praxis bringt das EFQM-Modell eine Möglichkeit des komplexen Lernens in der Gesamtorganisation mit sich. Erhöhte Flexibilität und Verhaltensvariationen sind weitere Vorteile für das Unternehmen, die sich aus EFQM ergeben.

Das Qualitätsmanagement auf Basis von EFQM erlaubt eine reflexive Beobachtung, die durch eine so genannte „lernende Organisation" ihre Unterstützung erfährt.

Quellen:
http://www.4managers.de
http://www.business-wissen.de

Das 360 Grad Feedback – Instrument der Mitarbeiterentwicklung oder nur Kontrollinstrument?

26. September 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 2 von 11 der Serie

Feedback hat das Ziel, Verhaltensveränderungen beim Empfänger zu bewirken oder aber diesen in seinem Handeln zu unterstützten, indem positives Feedback erteilt wird. Rückmeldung ist wichtig, und das ist nicht erst seit kurzer Zeit bekannt. Mit dem 360 Grad Feedback soll es im Unternehmen gelingen, die Leistungen eines Mitarbeiters oder aber einer Arbeitseinheit aus unterschiedlichen Perspektiven und damit möglichst objektiv zu beurteilen. Dieses Feedback kann somit auch als Rundum-Feedback aus unterschiedlichen Sichtweisen bezeichnet werden.

Der Einsatz des 360 Grad Feedback im Unternehmen

In Unternehmen wird diese Art des Feedbacks gern eingesetzt, damit Rückmeldungen von unterschiedlichen Personen zu einem Arbeitsprozess oder -ergebnis aus vielschichtigen Betrachtungsweisen möglich gemacht wird. Dieses Feedback kann aus fachlicher Perspektive von Vorgesetzten oder Kollegen erfolgen, es kann durch Kunden gegeben werden oder auch vom Mitarbeiter selbst.

Der Mitarbeiter erhält durch dieses 360 Grad Feedback eine Beurteilung seiner Arbeit aus einer breit gefächerten Perspektive. Die Weiterentwicklung des Mitarbeiters oder der beurteilten Arbeitsgruppe ist das Ziel der 360 Grad Beurteilung.

Effekte und Ziele des 360 Grad Feedback

Das 360 Grad Feedback wird als Instrument verwendet, um die unternehmensstrategischen Entwicklungen einer genauen Kontrolle zu unterziehen und Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen möglichst objektiv beurteilen zu können. Durch diese Maßnahme lässt sich ein guter Leistungsstatus unterschiedlicher Einheiten des gesamten Unternehmens ermitteln. Weiterhin können unterschiedliche Maßnahmen im Rahmen der Leistungsentwicklung objektiv abgeglichen werden.

Der beurteilte Mitarbeiter oder die beurteilte Arbeitseinheit des Unternehmens erfahren eine Identifizierung mit ihren Ergebnissen und unterschiedliche Optimierungsprogramme können in ihrer Wirkung sehr gut beurteilt werden.

Durch die 360 Grad Beurteilung ist eine sehr gute Kontrolle der Entwicklung der Mitarbeiter oder Arbeitsgruppen möglich, die dann auch durch entsprechende Anreize oder Entlohnungen belohnt werden können.

Nebeneffekte der 360 Grad Beurteilung

Veränderungsprozesse können durch diese Beurteilung sinnvoll unterstützt werden, denn Kompetenzen werden ebenso wie ein etwaiger Entwicklungsbedarf sinnvoll aufgezeigt. Zudem wird eine gute Feedbackkultur im Unternehmen angeregt, die sich in Lernen und auch möglichst objektiver Selbstkritik ergibt.

Der Dialog zwischen den einzelnen Mitarbeitern wird durch regelmäßige Feedbacks sinnvoll gefördert und auch die für die Feedbackgespräche eingesetzten Coaches erfahren eine Steigerung ihrer sozialen Kompetenz. Letztlich wird auch das gesamte Team in seiner Entwicklung und dem Miteinander gefördert, wenn eine gute Feedback-Kultur gewachsen ist. 

Wichtig für den Erfolg der 360 Grad Beurteilung

Damit das Feedback auch sinnvoll ist, muss die Definition der Ziele und Bedingungen durchschaubar dargelegt sein. Wichtig ist weiterhin, dass alle Mitglieder der Organisationseinheit in dieses Feedback einbezogen werden, um eine höchstmögliche Akzeptanz und Effektivität zu erzielen. Es sollte ein zudem ein regelmäßiger Dialog über die Ziele und die Vorgehensweisen zur Zielerreichung stattfinden.

Vertraulichkeit beim Feedback und auch eine höchstmögliche Anonymität sollte Bedingung sein, um dieses Instrument sinnvoll zu nutzen und auch die rasche Abwicklung des Feedbacks sollte selbstverständlich sein, um Prozesse schnellstmöglich in Gang setzen zu können. Wichtig sind abschließend Entwicklungsprogramme, um die Ergebnisse des Feedbacks auch in der Praxis wirksam nutzen zu können.

Die 360 Grad Beurteilung in der Praxis

In der praktischen Umsetzung ist es das Ziel der 360 Grad Beurteilung, dass sowohl die geistigen Kapazitäten als auch das Urteilsvermögen jedes einzelnen in einen Prozess eingebundenen Mitarbeiters optimal genutzt werden sollen. So wird ein Mitarbeiter aus der Perspektive des fachlich kompetenten Vorgesetzten, den gleichgestellten Mitarbeitern oder auch aus Sicht des Kunden beurteilt, sofern seine Arbeitsabläufe in direkter Verbindung zu den Kunden stehen.

Sinn der 360 Grad Beurteilung soll eine möglichst objektive und wertfreie Beurteilung der Arbeitsergebnisse des einzelnen Mitarbeiters sein. Auch eine gesamte Arbeitsgruppe kann mit der 360 Grad Beurteilung von unterschiedlichen Einheiten des Unternehmens oder auch aus externer Perspektive beurteilt werden. Neben der erhöhten Effektivität der Arbeitsprozesse und der Verbesserung der Arbeitsqualität ist das Ziel der 360 Grad Beurteilung auch darin zu sehen, die Zusammenarbeit einzelner Einheiten des Unternehmens oder einzelner Mitarbeiter zu optimieren.

Ziel dieser möglichst regelmäßig durchgeführten Feedbacks kann es auch sein, die Unternehmenskultur zu optimieren und Mitarbeiter dazu anzuregen, konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge, aber auch positives Feedback umgehend und sinnvoll an die gewünschte Stelle zu transportieren.

Kritik an der 360 Grad Beurteilung

Dieses Beurteilungsverfahren sieht sich nicht nur bestätigt als Instrument im unternehmerischen Ablauf, es ist auch klaren Kritiken ausgesetzt. Diese bezeichnen das 360 Grad Feedback als eine neue Kontrollmöglichkeit der Mitarbeiter. Allerdings wird häufig nicht nur die 360 Grad Beurteilung kritisiert, sondern es werden grundsätzlich ablehnende Stimmen gegen Beurteilungssysteme laut, die oftmals als nicht realistisch bezeichnet werden.

Die 360 Grad Beurteilung beschäftigt sich häufig mit Zahlenwerten und die Bedingungen, unter denen bestimmte Ergebnisse zustande gekommen sind, werden von den beurteilenden Personen in der 360 Grad Beurteilung häufig nicht einbezogen, weshalb diese Werte von einigen Fachleuten sehr kritisch bewertet werden.

Quellen:
http://www.4managers.de
http://www.inworks.de

“Besser und billiger“ mit Six Sigma

25. September 2009 in Unternehmensführung by Sabine Hutter | No comments

Dieser Artikel ist Teil 1 von 11 der Serie

Six Sigma, die GE Qualität 2000, setzt auf eine Optimierung der Rentabilität im Unternehmen. Das selbsterklärte Ziel von Six Sigma ist es, dass der Qualitätsanspruch so stark in den Vordergrund der Fertigung gestellt wird, dass die entstehenden Produkte praktisch fehlerfrei sind und damit eine optimale Dienstleistung erzielt wird.

Nach dem Motto „Besser ist auch billiger für das Unternehmen" setzt Six Sigma auf eine qualitativ hochwertige Fertigung vom ersten Schritt der Produktion an. Schon im Jahr 1996 setzte sich der Vorstandsvorsitzende von General Electric, Jack Welch, dieses Ziel auf die Fahne des von ihm geführten Unternehmens.

Six Sigma als Qualitätsstandard

Six Sigma steht ebenso wie ISO 9000 oder zahlreiche andere Qualitätsstandards dafür ein, dass Fehler schon in den ersten Schritten der Fertigung unterbunden werden, um so billiger und zeitsparender arbeiten zu können und damit optimale Effizienz und Produktivität zu erreichen. Qualitätsmanagement ist der erste Schritt zu effizienter Produktion und damit der Kostenersparnis in der Herstellung.

Abwendung vom rein technisch-wissenschaftlichen Betrieb

Um die Kosten in der Produktion durch effiziente Arbeit zu reduzieren, ist eine Abwendung von dem rein technisch-wissenschaftlichen Betrieb hin zu einem Unternehmen, das sowohl kunden- als auch prozessorientiert tätig ist, wichtig. Dieser Sprung soll durch den Einsatz von Six Sigma erreicht werden, dem Management, das seine Wurzeln in den USA hat.

Der Gedanke von Six Sigma hat inzwischen eine 30jährige Geschichte, denn im Jahr 1979 erkannte man beim Unternehmen Motorola schon, dass die Qualität der Produkte oberstes Gebot ist, um eine effektive Arbeit im Unternehmen zu erzielen. Hohe Qualität in Kombination mit geringen Entwicklungskosten ist somit das Ziel, wenn Produkte gefertigt werden.

Wettbewerbsvorteile durch Six Sigma

Die Reduzierung von Fertigungsfehlern erweist sich als die wirkliche Verbesserung im Unternehmen hinsichtlich der Effizienz. In Six Sigma vereinen sich unterschiedliche Managementmethoden, die sich zum Beispiel aus dem Benchmarking ergeben. Das Hauptziel von Six Sigma ist die Verringerung der Fehlerquote und somit die Senkung der Qualitätskosten.

Six Sigma setzt das klare Ziel, dass die Fehlerquote in der Produktion verringert werden muss, um so die Kosten für die Qualität der hergestellten Produkte zu verringern. Das Motto „besser ist billiger" wird besonders deutlich, geht man davon aus, dass in einem durchschnittlichen Unternehmen allein für die Nachbesserungsarbeiten zur Erzielung der optimalen Qualität schon 20 bis 30 Prozent des Umsatzes aufgewendet werden.

Wird ein Unternehmen unter Six Sigma geführt, dann reduziert sich die Fehlerquote deutlich und von Millionen Fehlermöglichkeiten innerhalb eines Prozesses schleichen sich letztlich nur rund 3,4 Fehler wirklich ein. Die Kosten für die Qualitätssicherung senken sich so von 20 bis 30 Prozent des Umsatzes auf lediglich ein Prozent. Fehler vermeiden ist das Motto von Six Sigma und die Produktion sollte so verlaufen, dass Fehler schon von Anfang an in jedem Schritt der Produktion vermieden werden.

Die vier Stadien der Six Sigma Strategie

Die "Sigmatisierung" erfolgt in vier Stadien, die sich im Identifizieren, Charakterisieren, Optimieren und Institutionalisieren ergeben. Die Identifizierung sieht vor, dass wichtige Themen des Geschäftes erkannt und innerhalb dieser Themen klare Schwerpunkte gesetzt werden, um eine effiziente Arbeit zu erzielen.

Die Charakterisierung setzt auf die Messung sowie die Analyse, die dann das derzeitige Leistungsniveau erkennbar werden lässt. Hier werden bereits Fehler im Ablauf analysiert, die unnötige Kosten und Nacharbeiten mit sich bringen. In dieser Strategie wird die Basis für die Optimierung gelegt. Die Optimierung sieht ihre Ziele in der Verbesserung der analysierten Leistungsniveaus. Am Schluss steht der Prozess der Organisation, der die Abläufe schließlich standardisiert und dazu beiträgt, diese optimierten Handlungen in den Alltag integrieren zu können.

Die DMAIC-Methodik

Mittels der so genannten DMAIC-Methodik wird im Rahmen von Six Sigma das Ziel angestrebt, dass der Fehlerstatus in der Produktion dem Null-Fehler-Status so nahe wie nur möglich kommt. Hier sind maximal 3,4 Fehler auf eine Million unterschiedliche Vorgänge zugelassen, damit das Niveau Six Sigma erreicht werden kann. Der Qualitätsgrad kann somit bei 99,9997 Prozent festgelegt werden.

Die DMAIC-Methodik, die sich in Define, Measure, Analyse, Improve und Control unterteilt, ermöglicht die Messung und Verbesserung der Produktion. In der Praxis kann die Anwendung der DMAIC Methodik bedeuten, dass neben den erfüllten Qualitätsansprüchen der Kunden durch die Nutzung von Six Sigma auch die Rohstoffausnutzung optimiert werden könnte und so insgesamt eine Reduzierung der Qualitätskosten bewirkt würde.

Rohstoffkostensenkung und konstante Leistungen

In der Praxis konnten Unternehmen durch Einsatz der DMAIC-Methodik ihre Rohstoffkosten schon um sechsstellige Beträge reduzieren und somit gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten in mittelständischen Unternehmen sinnvolle finanzielle Ressourcen bilden.

Die Werkzeuge der DMAIC-Methodik sind vielfältig und Einsparpotential wird sowohl in der Reduzierung der Überarbeitung von Produkten gefunden als auch in der Optimierung des Rohstoffeinsatzes. Ein konstantes Sparpotential ist aber in der Erwirkung konstanter Leistungen im Unternehmen gegeben, was sich aus sinnvollen Kontroll- und Verbesserungsmaßnahmen und einer konsequenten Einhaltung der erarbeiteten Verbesserungen ergibt.

Weiterer praktischer Effekt: eine praxisorientierte Kundenbindung

Beispielhaft für den Sinn der DMAIC Methodik ist auch die höhere Kundenbindung an ein Unternehmen, die sich aus einer erhöhten Kundenzufriedenheit bedingt durch geringst ausfallende Fehlleistungen eines Produktes ergibt. Der Firmenprofit ist hiermit durch die DMAIC-Methodik insgesamt deutlich steigerbar.

Quellen:
http://www.4managers.de
http://www.qumsult.de (PDF)