Existenzgründer müssen neben einer zündenden Geschäftsidee auch bei den kaufmännischen Abläufen punkten. Denn ohne einen gewissen Grad an betriebswirtschaftlichem Know-how wird auch die beste Idee nicht erfolgreich sein. Wir geben Ihnen 7 Tipps, auf die Sie bei der Wahl einer kaufmännischen Lösung achten sollten.

Endlich auf eigenen Beinen stehen! Kein Chef, der einen zu Überstunden verdonnert, sondern man selbst verschiebt den Feierabend auf später. So sehen Vorstellung und gleichzeitig Realität vieler Existenzgründer aus. Ein eigenes Unternehmen führt meist zu einem radikalen Lebenswandel. Nach der zündenden Geschäftsidee und einem überzeugenden Businessplan fangen die Herausforderungen nämlich erst an. Behördengänge, Papierkram mit Verbänden und "nebenbei" Kunden gewinnen und Aufträge generieren.

Damit nach dem Anstoß nicht gleich der Abpfiff kommt, müssen neben einem Top-Produkt oder einer klasse Dienstleistung aber auch die notwendigen Prozesse im Hintergrund stimmen. Dass heißt, dass auch so ungeliebte Themen wie die Buchhaltung und die kaufmännischen Abläufe professionell erledigt werden müssen: von der Angebotserstellung und Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung und gegebenenfalls Mahnung müssen diese Abläufe bei der Existenzgründung reibungslos funktionieren. Andernfalls ist schnell Ebbe in der Kasse und die Gründung gescheitert.

Nur wer also einen 360 Grad-Blick auf sein Unternehmen hat, behält den Überblick und somit auch seine Kunden. Denn die fachliche Kompetenz kann noch so groß sein: wenn Angebote auf sich warten lassen oder Rechnungen mehrmals versendet werden, sind die Kunden schnell verärgert.

Kundendaten und betriebswirtschaftliche Kennzahlen auf einem Blick

Doch wie kann man die Vielzahl an buchhalterischen Abläufen vernünftig managen? Konfuse Zettelwirtschaft sollte von Anfang an vermieden werden. Software-Programme wie Word und Excel sind ideal als Schreib- und Kalkulationswerkzeuge, haben aber nichts in der Buchhaltung und Warenwirtschaft zu suchen. So sollten Existenzgründer nicht davor scheuen eine professionelle kaufmännische Software einzusetzen. Es gilt als erstes kaufmännisches Know-how aufzubauen und eine Software auszuwählen, mit der das Management des eigenen Unternehmens ein Kinderspiel wird.

Für viele Gründer ist dieses Thema aber Neuland. Daher haben wir Ihnen 7 Punkte aufgelistet, auf die Sie bei der Auswahl einer betriebswirtschaftlichen Softwarelösung achten sollten:

1.      Wie ist das Bedienkonzept der Software angelegt? Eine intuitive Benutzeroberfläche und selbsterklärende Bedienung kann Berührungsängste nehmen.

2.      Sind alle Informationen, die ein Unternehmens-Chef benötigt, auf einen Blick ersichtlich? Ein Business Cockpit, das individuell angepasst werden kann und alle wesentlichen Kennzahlen auf einem Blick anzeigt, kann die Transparenz der Geschäftskennzahlen wesentlich erhöhen.

3.      Enthält das Programm von der Buchhaltung über die Warenwirtschaft bis hin zum Verwalten von Adressdaten alle Funktionen in einer Lösung und erlaubt die Arbeit auf einer Datenbasis? Ein Programm, das aus verschiedenen Modulen besteht und womöglich noch auf unterschiedliche Datenbasen zugreift, ist umständlich und kostet Zeit.

4.      Enthält die Software auch die Möglichkeit, neben Warenwirtschaft und Buchhaltung kleinere Marketing-Kampagnen aus dem Programm heraus zu starten und so gezielt Ihre Kunden z.B. an die jährliche Wartung oder einen besonders günstigen Kaufpreis zu erinnern?

5.      Erfüllt die Software alle Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und ist sie entsprechend zertifiziert?

6.      Neben dem Produkt spielt auch der Service bei der Wahl der Software eine große Rolle: Enthält das Angebot einen Wartungsvertrag, durch den sichergestellt ist, dass die Software kontinuierlich aktualisiert wird? Und gibt es kostenlose Updates, mit denen der Kunde bei allen relevanten gesetzlichen Aktualisierungen immer auf dem neuesten Stand arbeitet?

7.      Ein weiterer Aspekt ist die Qualität des Supports: Bietet das Softwarehaus die Möglichkeit, bei Installation, Einarbeitung oder im Alltag, Hilfe und Tipps von Experten einzuholen? Steht Ihnen - egal ob per Telefon, E-Mail oder Fax – ein fachkundiges Support-Team bei individuellen Fragen und Problemen zur Seite?

All in one: GS-Office 2010

Eine solche Kombination von Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung mit integriertem Service- und Support-Konzept, die auch eine 360 Grad-Sicht auf das Unternehmen erlaubt, findet sich zum Beispiel in der kaufmännischen Komplettlösung GS Office 2010 (www.gsoffice.de) von Sage. Das Unternehmen ist mit über 25 Jahren Erfahrung und 250.000 Kunden der führende Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software im deutschen Mittelstand. Mit der neuen Softwarelösung GS-Office 2010 bietet Sage mittelständischen Firmen nun eine voll integrierte kaufmännische Komplettlösung, die ihnen mehr Zeit für das Wesentliche lässt: Denn anders als bei modularen Programmen zahlreicher konkurrierender Software-Anbieter, müssen die Anwender bei GS-Office nicht zwischen den verschiedenen Anwendungen wechseln, um Eingaben in der Warenwirtschaft oder Buchhaltung vorzunehmen. Vielmehr arbeiten sie nur noch in einer Software und auf einer Datenbank und verringern so den Aufwand für die Bearbeitung ihrer kaufmännischen Vorgänge um ein Vielfaches: Von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung bis hin zur Auswertung seiner offenen Posten und Kosten erhält der Anwender eine 360 Grad-Sicht auf sein Geschäft. Sämtliche relevanten Daten stehen automatisch in einer Anwendung zur Verfügung und können sofort weiter verarbeitet werden. Eine doppelte Eingabe, Pflege oder Sicherung der Daten entfällt. Unternehmen können damit deutlich produktiver und schneller arbeiten, vereinfachen ihre Prozesse und schaffen so mehr Raum für das Wachstum ihres Geschäfts.

Eine betriebswirtschaftliche Software kann also dabei helfen, dass Existenzgründer nach dem Anstoß am Ball bleiben.

Autor: Anne Draeger, Sage Software GmbH