Wenn jemand ständig viel zu tun hat, beweist das noch lange nicht, dass er auch viel tut!

”Was machst du eigentlich beruflich?” lautet oft die Frage. Eine immer häufiger werdende Antwort lautet ”Ich bin selbständig.” - das klingt erst einmal sehr gut, wichtig und professionell. Doch meist machen sich Existenzgründer in der ersten Phase ihrer Existenzgründung selbst was vor. Sehr oft sieht es hinter den Kulissen ganz anders aus. Der tägliche Kampf gegen den inneren Schweinehund, vom Frühstückstisch aufzustehen und endlich mit dem täglichen Geschäft zu beginnen. Wenn das so einfach wäre, da gibt es aber noch die vielen tausend Dinge die vor den wichtigen Arbeiten erledigt werden. An einigen Tagen steht das Telefon kaum still und der Terminplaner platzt aus allen Nähten. An anderen Tagen in der Woche verbreitet sich das Gefühl, das die Telekom die Telefonleitung gesperrt hat. Kein einziger Anruf, kein Kunde, kein Auftrag. Nur ein Schreibtisch mit vergangenen, noch nicht erledigten alten Arbeiten. Der Antrieb diese liegen gebliebene Arbeiten zu erledigen fehlt meist gänzlich. Buchführung, Preiskalkulationen oder Werbemaßnahmen werden dann häufig auf andere Tage verschoben. Auch da war ja noch was, die Familie, Frau, Freund, Freundin, Mann oder Kinder. Das Wochenende ist bereits vor 14 Tagen verplant gewesen. Wie geht man mit Stress um, mit überfüllten oder leeren Terminkalendern, wie bringt man die Existenzgründung mit der Familie unter einen Hut und wie teilt man sich die Zeit am besten ein, so dass alles wichtige und dringende erledigt wird, aber die weniger dringenden und doch wichtigen Termine und Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.

Zunächst sollte man lernen sich selbst zu managen und sich die täglichen Aufgaben zu diktieren.  Das haben bisher immer der bisherige Arbeitgeber, der Abteilungsleiter oder die zwingenden Abläufe in der Firma übernommen. Man konnte nicht aus diesem Raster fallen und somit Zeit vertrödeln oder sich selbst mit anderen Dingen beschäftigen, denn der betriebliche Ablauf erforderte von jedem Mitarbeiter den vollen Leistungseinsatz. Nur so konnte ein Stillstand verhindert werden.  Als Existenzgründer ist man nun selbst für diesen betrieblichen Ablauf zuständig. Der Gründer muss gerade am Anfang entscheiden, was am wichtigsten ist, welche Aufgaben Priorität besitzen und genau diese Entscheidung muss geschult werden.

Die ALPEN - Technik hilft beim Selbstmanagement

An der Fachhochschule Heilbronn wurde diese leicht einzuprägende Technik entwickelt. Das A steht für Aufgaben notieren, die zu erledigen sind. Danach sollte man die Länge der Aufgabenerledigung auflisten bzw. den Zeitbedarf der Aufgaben realistisch schätzen. Anschließend  Pufferzeiten reservieren für unvorhergesehene, dringliche Aufgaben oder Probleme. E für  Entscheidungen treffen über die Reihenfolge der Aufgaben und Prioritäten setzen. Und schließlich die Nachkontrolle am Abend des Tages und Übertrag unerledigter Aufgaben auf den nächsten Tag.

Doch wie entscheidet der Jungunternehmer ob und welche Priorität eine Aufgabe besitzt. Zunächst sollte er die momentanen Tätigkeiten erfassen und aufschreiben, was er am Tag so alles tut. Das kostet etwas Zeit, ist jedoch für die weiteren Schritte nötig. Der Gründer wird dadurch sehen, was er alles an unwichtigen Dingen täglich tut. Als nächsten Schritt müssen diese Tätigkeiten in 4 Klassen (A bis D) eingeordnet werden. Die Klasse A umfasst alle die Aufgaben, welche wichtig und gleichzeitig dringend erledigt werden müssen. Das kann bspw. der Versand von bestellten Waren sein oder ein Kundengespräch, um diesen für die Zukunft zu halten. In der B – Klasse werden all die Aufgaben gebündelt, welche zwar wichtig, momentan jedoch nicht dringend sind. So zum Beispiel die Erledigung der monatlichen Buchführung. Die Klasse C beinhaltet dringende Tätigkeiten und Aufgaben, die allerdings auf Dauer nicht wichtig sind. So bspw. Putzen, Aufräumen etc. In der D – Klasse werden unwichtige und nicht dringende Aufgaben erfasst. Priorität haben selbstverständlich die A – Aufgaben, danach die B – Aufgaben. Aufgaben der Klasse C sollten, wenn möglich delegiert oder systematisch in das Alltagsgeschäft eingepflegt werden. Die D – Aufgaben entweder komplett streichen oder bewusst genießen. Es kostet natürlich etwas Zeit dieses System sich zu eigen zu machen, es hilft jedoch das Wesentlich vom Unwesentlichen zu trennen und spart somit Zeit und Geld. Nur durch eine regelmäßiges bewusstes Planen erlernt der Existenzgründer Pufferzeiten richtig einzuschätzen und eine tagesabschließende Planung nicht in einen hirnzermarternden Alptraum enden zu lassen. Bei der Vorgründungsphase helfen auch Coaches zur richtigen Prioritätensetzung oder erstellte Checklisten wie auf www.gruenderberatung24.de.